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为规范酒店申购、验收、出入库管理，对酒店物品采购、成本控制进行有效监管，实现严格、有序、规范管理，现制定本办法。
一、物品申购管理办法
1、库存常规物资（计划内常用物资），由仓管根据库存物资的最高储备量和最低储备量的情况填写“物品申购单”，及时向采购部提出请购或电话通知供应商送货。采购单审批程序：仓管员→办公室→采购部购买。
2、非库存常规物资（计划外、采购直拨物资），由使用部门根据实际需要，提出购买物品的名称、规格、型号、数量。填写“物品申购单”，部门经理签名，交仓管部审核仓库有无存货，报批同意后交采购部采购。审批程序：使用部门/申购人→仓管→办公室→（总经理/董事长）→采购员采购。
注：数额较大或固定资产类需报总经理/董事长批准，
3、《物品申购单》审批后，使用部门等如需变更物资规格必须及时通知仓管部变更《物品申购单》，增加申购规格、数量需报总经理/董事长同意。
4、各部门需要申购的任何物品都应首先填写《物品申购单》，按照程序报批，《物品申购单》一式三联，申购部门、采购员、仓管各执一联。
5、申购单签批程序结束后，采购员根据采购明细进行采购或与相应供货商联系送货，采购人员应做到无申购单不采购，应急物品除外（应急物品包括：董事长、总经理临时安排采购的物品；酒店设施设备偶发的部件损坏问题急需的维修物品等），应急物品采购需电话或当面报办公室/总经理/董事长审批。
6、酒店各部门所需物品均由办公室、采购员负责采购或由仓管员通知供应商送货。无特殊情况，未经允许，严禁自行采购，申购人无权通知供货商供货。
7、申购物品费用报销，谁购买谁报销。所有报销单、进货单据必须有使用/申购部门负责人和办公室签字，最后交总经理审批签字方可报销。
8、厨房原材料（蔬菜、禽类、肉类、冻货、蛋类、食用油、干货调料等）采购，有固定送货渠道，可由厨房或采购员直接报单，供应商负责送货。行政总厨根据接待需求对采购原材料数量进行监管，严格把控价格关、质量关。
二、物品询价管理办法
1、厨房原材料（蔬菜、禽类、肉类、蛋类、食用油、干货调料等）价格浮动较为频繁的物品，成立询价小组进行询价，市场调查，小组成员不定期跟随采购员采购，每周至少2次对市场进行考察询价，办公室、总经理不定期参加。
2、询价可分为当地市场现场询价、同行业采购询价等多种途径。
3、询价结束后，相关人员对酒店正常采购物品价格进行对比，品质、价格有差异以书面形式报总经理，办公室、原材料进货督察组与采购人员对接，了解价格差距原因，及时调整采购渠道。因人为因素、工作失职等原因造成进货价偏高，造成损失由相关责任人承担，并根据酒店奖罚条例进行处罚。
三、物品验收及出入库管理办法
1、采购物品到酒店时，须由仓库管理员凭借“物品申购单”进行验货，厨房原材料和部分必要物品须由质检、使用部门责任人对质量、数量、价格进行把关验收。验收不合格的，及时退换。
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