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物料请购作业管理流程,物资采购申购的管理标准以及规范

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发表于 2021-4-3 09:35:00 | 显示全部楼层 |阅读模式
为加强各使用部门对供应采购工作的认识,以及提高内部管理制度,特制定此流程,目的是为进一步完善及加强供应采购工作。

一、物品、鲜活杂货调味食品直接采购物资的申购。
1、 由各使用部门根据营运、使用需要填写申购单。
(1)填写的内容包括申请日期、申请部门、请购物品名称、规格型号及数量,备注栏填写清楚用途、要求,如果不是首次购买需填写清楚上次购买的日期、数量及单价。
(2)有样版的必须提供样版,小件样版(如纸版、布版、印刷稿件等)需附在请购单上,而大件样版需报送至供应部或报请供应部工作人员到实地现场查看。
(3)凡一切对外宣传的印刷品,必须先交到总经理定稿及加签,经总经理、部门负责人签发后,再把申购单送交至供应部。
(5)各申请部门必须设立申购单登记簿,以便能够更好地跟踪申购单的去向。

2、报价采购制度。
(1)供应部收到各申购部门的申购单后,应在申购单上填写接收日期,并做好登记工作后交供应部负责人审阅,然后分配采购任务。
(2)采购员在接收到申购单后,应分析申购内容:
①了解申购物品仓库有无存货,为了更好地控制成本,减少仓库物品积压及节约费用支出,采购员应立即通知申购部门取消该申购单(并在申购单上注明“取消”字样,同时签上名字及取消日期),并由使用部门凭领货单到仓库领货。
②凡印刷品(包括印刷名片、速印宣传单张等),应要求使用部门提供稿件给供应部。
③如发现请购内容有不明白或不详尽,应马上联系使用部门了解清楚或要求使用部门在申购单上补充说明。
④如发现申购内容(特别是数量方面)有涂改现象,应要求申购部门在涂改处签上涂改人名字。
(3) 采购员在检查清楚申购部门填写的申购单后,应根据申购部门的申购要求,进行市场调查,寻找3家或以上的供货商报价,货比三家,选出最低及质量好及按使用部门之规格要求报价。采购员把有关的供货商名称、所购物品的规格型号、单价、合计、付款方式及交货日期等清楚填写在申购单上(填写价格时如填写错误的,应在错处签上名字),最后附上有关的报价资料。
(4 )如只有一家供货商报价,需在请购单上注明原因。
因情况特殊,以下情况可能只有1家供货商报价:
①已与公司签订合同的;
②专业性产品;
③使用部门从多个供货商所提供之样板经试用后已定版的物品。

3、使用部门报批。
使用部门根据需要填写申购单,部门经理审核签字后递交供应部。供应根据需要对申购单审核签批确认后上报总经理(权限待定)审核。

4、执行批复。
总经理(权限待定)在收到由供应部呈交来的申购单后对已上报好的申购单及其附件报价数据进行审核、签批,再交由供应部登记好签批的日期。

5、供应部审批拆分申购单
(1)供应部收回执行批复的申购单后做好登记工作,然后进行分单采购。然后进行分单。
①白色一联,申购部门或供应部存档;
②红色一联,连同报价资料,由采购部留底查存及通知供货商送货;
③ 黄色一联,财务部出支票申请时,作审核之用;
(2)采购后对申购单及票据作最后的审核工作并报总经理(权限待定)执行批复。

6、财务部审核。
财务部经理在收到各申购部门的申购单后,对使用部门订货量、订货必要性、供货商的报价、付款方式等逐项进行审核,如发现有疑问,向使用部门或供应部了解清楚后再签署,签署后财务部登记办理款项。

7、把申购单数据输入仓管系统。
仓库管理员凭批复后的红色一联申购单及票据,把物品明细、供货商代码、购货数量及单价等数据入仓管系统。
首先要分清所购物品所归属之仓库(分食品、酒水、调味、百货及工程等)及存货之类型,包括有存货与无存货申请。
无存货:该物品是属服务性合同或维修合约、一次性采购或一段长时间也不需补充之项目品种、该货品也无须补充接着使用等等。

8 、供应部出订货单给供货商,供货商凭订货单送货。

二、每日鲜活杂货调味食品采购物资的申购
1、每日由各厨房主管(厨师长)根据营运需要,填写厨房所需的鲜活杂货调味食品每日购货表,并于每天下午20:00时前把已经厨房主管或授权人批准的每日购申购表交至采购部。
2、供应部接到鲜活杂货调味食品申购单后,由采购员根据申购单上所申请之数量通知供货商于次日送货或次日采购员到市场实地采购。
3、次日早上,采购员需将每日鲜货订货单汇总表连同厨房填写的购货申请表一起交给仓库管理及厨房主管验收入库,由收货员做货到验收依据。

4、鲜活杂 货调味食品每月更新订价之流程:
(1)鲜活食品由于受天气、时令、市场供求环境、政策等影响,每月价格波动较大,因而每半个月调价一次;杂货调味食品由于价格变化相对较少,每一个月调价一次。
(2)在每期价格进行调整前,采购员应要求所有鲜货供货商报价,并由财务部、会所和供应部各派代表进行市场调查或通过上网查找江山市菜篮子报价作比较,并于当天对供货商之报价进行调整、定价。另外,每期定价需由采购员做一份供货商报价比较表以供参考。
(3)采购员必需在每月15日及月尾前将每期定价,按日期把价格输入计算机系统,并将鲜货订价表打印出来,交供应部经理、会所总经理、财务部经理及总经理签批。

三、仓库补充物资的请购
1、酒水、食品、调味、百货仓库及工程仓库补充物资的申购
(1) 各仓库负责人每到月中、月末必须进行存货补充申请(注意:必须经常检查仓库物品之库存量,如有不足要及时进行补仓),并将申请之数量输入计算机系统,打印出来后交供应部报价(报价及审核流程等同工程、百货等直接采购物资请购),经使用部门确认、财务部、执行办公室审核后,打印一份订货汇总表给验收部作货到验收依据。

…………

以上贴子只是内容提要,完整祥细的内容在下面附件中,请下载后阅读:

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