仓储新人上岗培训学习教程之三：仓库管理单据流转说明

风过耳

在仓库管理中，单据是记录和传递信息的重要工具，不同种类的单据通常具有不同的联数和传递规范，以适应不同的业务需求。
然而，具体的单据联数和传递规范可能因企业规模、管理模式、行业特点等因素而有所不同。
以下是根据一般经验和实践总结的仓库管理中常见单据的联数、对应部门及传递规范概述：

一、单据联数概述


1.1入库单：
联数：一般为多联，具体数量根据企业需求而定。
常见联数：三联（存根联、财务联、仓库联）或更多。
对应部门：采购部门、财务部门、仓库管理部门。

1.2出库单：
联数：同样为多联，以适应不同的业务需求。
常见联数：三联（存根联、财务联、仓库联）或更多。
对应部门：销售部门、财务部门、仓库管理部门。

1.3库存盘点单：
联数：一般为一联或两联，具体取决于盘点流程的需求。
对应部门：仓库管理部门、财务部门（或审计部门）。

1.4调拨单：
联数：多联，以记录调出仓库、调入仓库及财务等信息。
常见联数：三联（调出仓库联、调入仓库联、财务联）或更多。
对应部门：仓库管理部门（调出和调入双方）、财务部门。

二、 单据传递规范


2.1入库单传递规范：
供应商将货物送至仓库时，仓库管理员根据采购订单和送货单验收货物。
验收无误后，仓库管理员填写入库单，并撕下相应联次分别交给采购部门、财务部门和仓库管理部门留存。
采购部门核对入库单与采购订单的一致性，财务部门根据入库单进行账务处理。

2.2出库单传递规范：
销售部门根据客户需求开具销售单或发货通知单。
仓库管理员根据销售单或发货通知单核实库存后，填写出库单并撕下相应联次。
出库单的一联随货物交给客户或运输公司，一联留作仓库出库凭证，一联交财务部门进行账务处理。

2.3库存盘点单传递规范：
仓库管理部门定期进行库存盘点，填写库存盘点单。
盘点完成后，将盘点单交给财务部门或审计部门进行核对和账务处理。
如有盘盈或盘亏情况，需按企业规定流程进行处理和审批。

2.4调拨单传递规范：
仓库管理部门根据业务需要提出调拨申请，并填写调拨单。
调拨单经审批通过后，由调出仓库管理员根据调拨单进行出库操作，并撕下相应联次交给调入仓库管理员和财务部门。
调入仓库管理员根据调拨单进行入库操作，并留存相应联次。
财务部门根据调拨单进行账务处理。

需要注意的是，上述联数和传递规范仅为一般情况下的概述，实际应用中可能因企业实际情况而有所不同。
因此，在具体操作时，应参照企业内部的规章制度和流程进行操作。
同时，随着企业信息化水平的提高，许多企业已经实现了单据的电子化管理，
通过ERP系统、WMS系统等信息化工具进行单据的生成、传递和保存，大大提高了工作效率和准确性。

三、单据传递延误如何处理？
单据传递延误是仓库管理中常见的问题，它可能导致业务流程受阻、信息滞后以及后续操作困难。为了有效处理单据传递延误，可以从以下几个方面入手：
3.1分析延误原因
首先，需要对单据传递延误的原因进行深入分析。如
☑内部流程不畅：单据流转环节多、审批流程复杂或人员配合不默契等。
☑信息系统故障：依赖的ERP系统、WMS系统等信息化工具出现故障或不稳定。
☑人为因素：操作人员疏忽、故意拖延或能力不足等。
☑外部环境影响：如快递服务延误、天气因素等不可控因素。


3.2制定应急措施
针对分析出的原因，制定相应的应急措施，以减少延误带来的影响：
☑优化内部流程：简化审批流程，明确各环节责任人和完成时间，提高流转效率。
☑加强信息化建设：确保信息化工具的稳定性和可靠性，定期进行系统维护和升级，减少故障发生的可能性。
☑培训操作人员：提升操作人员的专业素养和责任心，确保他们能够准确、及时地处理单据。
☑建立备份方案：对于依赖快递等外部服务的单据传递，可以建立备份方案，如使用多个快递公司或备用传输渠道等。
3.2实施改进措施
在应急措施的基础上，进一步实施改进措施，从根本上解决单据传递延误的问题：
☑完善管理制度：制定或完善单据传递管理制度，明确单据的种类、格式、传递路径和时限等要求，确保各环节有据可依、有章可循。
☑加强沟通协调：加强各部门之间的沟通协调，确保信息畅通无阻，减少因信息不对称导致的延误。
☑引入监督机制：建立单据传递的监督机制，对单据传递的各个环节进行监督和检查，确保各项措施得到有效执行。

四、如何缩短内部审批时间？
缩短内部审批时间是提高运营效率、加速业务流程的重要方面。
以下是一些建议，可以帮助企业缩短内部审批时间：

评估并去除不必要的审批环节，只保留关键审批点。
清晰界定每个审批环节的职责和权限，避免重复审批或责任不清。
制定标准化的审批流程和操作指南，减少人为差异和错误。

…………

以上贴子只是内容提要，完整祥细的内容在下面附件中，请下载后阅读：

摘要

纸质出库单作为重要的物流凭证，其归档与存储显得尤为重要。