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为了确保冷库物资管理的高效性、准确性和安全性，特此制定《冷库物资验收、入库、发出、保管、盘点及破损处理程序》。
本程序为所有参与物资管理的工作人员提供明确的操作指南，以保障物资的质量和数量符合公司的标准和要求。
1.职责
1.1财务部经理——负责督导检查
1.2仓库管理人员执行此制度
2物资验收规定
2.1直拔物料的验收规定
1)验收准备
各需求部门根据业务需求，填写“采购申请单”，经部门经理、财务经理、厂长签批后交由采购员执行。“采购申请单”一式两联，仓库一联，采购部一联；
2)验收地点
财务部设置专人（仓库管理员）于固定地点（冷库铁皮棚下）验收货物；
3)验收人员及验收事项
验收时须有供货商（或采购员）、使用部门员工、仓库管理员员共同验收。同时须按“采购申请单”所列品种、数量、规格质量、价格等事先规定事项逐项验收；
4)“验收单”填写、传递
a. 货物验收合格后，由仓库管理员填写“验收单”，所有验收人员必须在“验收单”上签名；
b. 收货“验收单”必须逐项逐笔填写，详细写明每项货物的名称、产地、品牌、规格、计量单位、数量、单价、金额，并且每张“验收单”只能填写一个供货商（或采购员）所报送的货物；严格执行“无采购申请的物料不验收，多余采购不验收”标准；
d.“验收单”一式三联，一联存根，一联报成本会计，一联交供货商（或采购员）据以申请付款；
e. 每天仓库管理员要将验收单（成本联）汇总并于次日报送成本会计，对有特殊情况要附有说明。
5)不合格品处理
a验收时如有货物质量不合格或达不到要求，验收人员应拒绝签收；
b. 验收人员应及时要求供应商或采购员对不合格品进行返货或换货处理，并在“退货记录本”上做好记录；
c.因特殊情况或使用部门同意签收的，应写明原因，并做好“让步接收记录”；
6)验收后的账务处理
财务成本会计根据货物“验收单”和“采购申请单”等进行审核金额并登记入账；
2.2入库物料的验收规定
1)验收依据
所有采购入库的物资，验收时应有手续完备的“采购申请单”、“送货清单”、当时能提供发票的还须附有发票；
2)验收程序
仓管人员和质量验收员对进仓物资必须先验看凭证，后对准备接收物资的品名、规格型号质量和数量等进行严格的查验。若发现与采购申请单、合同（或送货确认单）不符以及质量有问题的应予以拒收，并书面说明原因由仓管人和送货人签字，通知财务部门进行处理。以数量为单位的物资必须逐项清点，如是整箱包装的，应现场开箱抽查，保证每箱都装满并且数量、质量符合要求；
3)验收单填写传递要求
经办理验收进仓的物资，必须填制“入库单”，所有参与验收人员必须在验收单上签名，验收单的填写要求和传递报送入账，参照直拔物资的有关规定；
5)验收单帐务处理
财务成本会计根据货物验收单进行审核金额并登记入账；
6)破损变质物品的处理规定
物资经验收合格，办理进仓手续后所发生的一切物资短缺、变质、变型、霉烂等问题，均由仓库管理员按盘点或报损规定程序负责处理。
3 物资发出规定
3.1领料依据及要求
各部门领用物料，必须填制“领料单”，经使用部门经理签名，再送厂长审核签名，方能领料。
3.2领料时间
为提高各部领料工作的计划性及有利于加强仓库物资的管理，采用发料定时制办法办理领料事宜，上午9:00—10:00，下午15:00—16:00。
3.3领料计划
各部门领用物料的下月补给计划，应在月终前报送仓管部。临时补给物资必须提前3天报送仓管部。
3.4“领料单”填制
物料出仓，仓管员应根据“领料单”所列物品的规格型号、数量等发货。发货后仓库应及时记账并将有关单据送财务部做账。
3.5其他规定
仓管人员对任何部门均应严格按先办出仓手续后发货的程序发货，严禁先出后补手续的错误做法，严禁白条发货，特殊情况下需先发货的也应经财务经理同意并及时补办正式手续。
4物资保管规定
4.1基础管理规定
1)项目部所有仓库（包括财务仓库和各部门二级周转库）为公司物资保管重地，除本仓库的管理员及上级主管领导外，其他人员非公司领导批准不得进入库房内，严禁在库房内会客、聊天、谢绝参观；
2)项目部各仓库应设置“仓库工作登记簿”，详细记录仓管员上下班交接情况及其他人员进离库房情况；
3)各仓库必须设立各类“物资进、出、存明细帐”，按《会计核算管理制度》规定及时、准确、真实全面地记录物资进、出、存情况，如实反映物资的增减变化情况，做到账表相符，账物相符；
4)为及时反映库存物资数额，配合各采购部门编好采购计划，以节约使用资金，仓管人员应每月编制“库存物资余额表”，送交财务部、使用部门；
5)各项物资、材料均应制订最高储备量和最低储备量的定额，由仓管部根据库存情况和定货所需采购时间及时向财务部门提出请购计划，采购员根据财务审核的请购数量进行询价，报批后订货，以控制库存数量，避免物资积压或供应短缺而影响经营管理的正常进行；
6)仓管部未能及时提出请购而造成供应短缺，责任由仓管部负责。如仓库按最低存量提出请购，而采购不能按时到货，责任则由采购员负责。
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