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仓库账目记录了企业所有物资的入库、出库、结存等信息，是企业物资流动的“晴雨表”。
准确的账目管理能够实时反映物资的数量、价值和状态，为企业决策提供可靠的数据支持。
一、 总则
第一条 目的
仓库账目管理旨在确保公司仓库物资的数量、价值等信息准确记录，为企业的生产、销售、财务决策等提供可靠依据，同时保障仓库物资的安全与合理利用。
第二条 适用范围
规定适用于公司内所有涉及仓库物资存储与管理的部门和环节。
二、账目管理体系
第三条 账套设立
(1)仓库应设立独立的账目系统，包括电子账目和纸质账目。电子账目使用专门的仓库管理软件，以方便数据的录入、查询、统计和分析。
(2)纸质账目作为电子账目的补充和备份，应采用标准的账本格式，详细记录物资的入库、出库和结存情况。
第四条 账目分类
(1)按照物资的类别进行分类账目管理，例如原材料账目、成品账目、辅料账目等。不同类别的物资在各自的账目体系下详细记录。
(2)对于特殊物资，如高价值、易损耗或有特殊存储要求的物资，可单独设立账目进行重点管理。
三、入库账目管理
第五条 收货确认
(1)仓库管理人员在收到货物时，应首先核对送货单与采购订单的一致性，包括物资名称,规格、数量、供应商等信息。
(2)对于数量不符或存在质量问题的货物，应及时与采购部门和供应商联系，在未解决之前不得办理入库手续。
第六条 入库登记
(1)经确认无误的货物，仓库管理人员应及时在电子账目和纸质账目中进行入库登记。入库日期、批次号、货位等信息也应准确记录。
(2)对于以重量、体积计量的物资，应确保计量工具的准确性，并按照实际测量结果登记入账。
(3)如果是生产车间的成品入库，除了上述信息外，还需记录生产工单编号、生产批次等相关信息。
四、出库账目管理
第七条 领料审批
(1)对于生产部门的领料，应凭有效的领料单办理出库手续。领料单需经过生产部门主管审批，注明领料用途、数量等必要信息。
(2)非生产部门的物资领用，如销售出库、办公物资领用等，也应按照相应的审批流程办理，确保领用的合理性。
第八条 出库登记
(1)仓库管理人员根据审批通过的领料单或出库单，在电子账目和纸质账目中进行出库登记。记录出库日期、领用部门、用途等信息.
(2)对于先进先出原则的物资，应严格按照批次顺序进行出库操作，并在账目中体现批次的流转情况。
五、库存账目调整
第九条 盘点调整
(1)定期进行仓库盘点，如月度盘点、季度盘点和年度盘点。盘点过程中发现的账实不符情况，应及时进行账目调整。
(2)盘点差异的原因应详细记录，如计量误差、物资损坏、未及时入账等，对于因人为因素造成的差异，应追究相关人员的责任。
第十条其他调整
(1)因物资的质量变化、价格调整等原因需要对账目价值进行调整时，应按照公司财务制度的规定，填写账目调整申请单，经相关部门批准后进行调整。
(2)物资的转移、调拨等操作也需要在账目上进行相应的调整，记录转出仓库、转入仓库物资数量等信息。
六、账目审核与监督
第十一条 内部审核
(1)仓库主管应定期对仓库账目进行市核，市核内容包括账目记录的准确性、完整性，入库出库手续的合规性等。
(2)对于市核中发现的问题，应及时督促仓库管理人员进行整改，并记录审核结果。
第十二条 外部监督
(1)财务部门有权对仓库账目进行监督检查，确保仓库账目与财务账目相符
(2)公司内部审计部门也可对仓库账目管理进行不定期审计，发现违规行为应按照公司规定进行处理。
七、账目存档与保密
第十三条 存档要求
(1)电子账目应定期备份，备份数据存储在安全的服务器或存储介质上，防止数据天失
(2)纸质账目应按照年度进行装订成册，妥善保管在仓库办公室或专门的档案室内，保存期限按照公司档案管理规定执行。
第十四条 保密措施
(1)仓库账目涉及公司的商业机密，如物资的成本、库存数量等信息。仓库管理人员应严格遵守保密制度，不得随意泄露账目信息。
(2)对于有权限查询和使用账目信息的人员，应进行严格的身份验证，并记录查询操作日志。
八、人员培训与考核
第十五条 培训计划
(1)公司应定期组织仓库管理人员参加账目管理培训，培训内容包括仓库管理软件的操作账目记录规范、财务知识等。
(2)新入职的仓库管理人员应接受岗前培训，确保能够熟练掌握账目管理技能。
第十六条 考核机制
(1)建立仓库账目管理考核机制，对仓库管理人员的账目准确性、及时性、合规性等方面进行考核。
(2)考核结果与员工的绩效奖金、晋升等挂钩，激励员工做好账目管理工作。
九、附则
1.本规定的解释权归企业物流管理部所有。
2.随着企业发展和市场环境的变化，本规定将适时进行修订和完善。如需废止本规定，应经企业高层管理人员审议批准。
3.本规定自发布之日起生效，全体员工应严格遵守执行。
仓库管理中如何处理账目错误或差异？
在仓库管理中，处理账目错误或差异的方法如下：
一、账目错误或差异的常见原因
1. 可能由于工作人员疏忽、操作不规范或系统故障等原因，导致出入库数量、日期、物资名称等信息记录不准确。
2. 盘点过程中可能存在误盘、漏盘、重盘等情况，或者盘点工具和方法不准确，导致盘点结果与账目记录不符。
3. 在存储过程中，物资可能因自然灾害、保管不善、盗窃等原因而损坏或丢失，造成账目与实际库存的差异。
4.出入库单据可能丢失、遗漏或未及时录入系统，导致账目信息不完整或错误。
5. 仓库管理系统可能存在漏洞、数据传输错误或计算错误等，影响账目数据的准确性。
二、处理账目错误或差异的方法
（一）盘盈的处理办法：
1. 出库时货品少发造成的盘盈：
及时追查上一次盘点与本次盘点之间该物品的出库记录，和收货人及时联系，找到是哪一笔出库单少发了，并商量解决办法。如果收货方要求补发，则在账面外做补发货处理，无需做账务登记；如果收货方不要求补发，则可以找到原出库单，修改出库单内容，减少出库数量。若无法修改出库单，可做退货入库操作，并通知货主单位。
2. 入库时多收了货造成的盘盈：
如果是货主单位知道多发的情况，可以修改当时入库单，增加入库数量；若时间较长，无法修改入库单，可补充入库单，并在备注里详细描述原因；如果货主单位也没有记录，就是真正的盘盈了，要做盘盈入库，并且通报货主企业。
3. 客户退货记录未填造成的盘盈：
及时和货主企业沟通，及时做退货登记。若发现有瑕疵品，要及时做次品标识，或者冻结。
（二）盘亏的处理办法
1. 出库未记账造成的盘亏：
如果是正常出库超发了，则要找到原始出库单，修改出库单的出库数量，增加账面上的出库数量；如果是忘记做出库登记了，则要及时补填出库单据；如果是退货出库没有做登记，则要及时找到退货依据，及时补登退货出库记录，同时要求货主单位做好退货接收的补登手续，以保证双方账目上的一致。
2. 破损处理未记账造成的盘亏：
因为变质、损毁等原因造成货品的直接废弃，但没有做损毁品的出库账务处理，这时账务上要及时做“减库”操作，可做退货出库或将损毁责任由仓库企业承担，做相应的账务处理；因为淋湿、破损等原因导致物品被下架隔离，要及时在账务上做隔离标记，可直接将破损物品在原货位上冻结或移动到次品区，并做相应的账务记录。
3. 散装货计数误差造成的盘亏：
一方面可以通过在合同上约定允许的误差范围；另一方面，通过增加虚拟入库来平衡这点误差。
4. 出库拿错货造成的盘亏：
及时找到拿错货的出库记录，做换货处理，换货操作在账外处理，相关费用也在账外处理。
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