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出入库单据流转规范,采购入库与生产领用的单据处理流程

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一、采购与入库
1.需求发起
--需求部门(生产计划/物控)
(1)根据生产计划、库存水平生成《物料需求计划》或《采购申请单》,明确物料名称、规格、数量、交货期。
(2)明确自制/委外需求,若需委外,标注“委外加工”并提交采购部。
单据流转:采购申请单 → 流程审批。

2.采购执行
--采购部
(1)审核采购申请,选择供应商并生成《采购订单》,包含价格、付款条款、交货信息。
(2)针对委外需求生成《委外加工单》,明确加工工序、物料、交付要求。
(3)跟踪订单状态,必要时发起《催货通知》或《订单变更单》。
单据流转 :供应商确认→采购订单/委外加工单 。

3.到货与质检
--供应商
(1)按《采购订单》/《委外加工单》发货,附《送货单》及质检文件。
--仓库
(2)核对送货单与《采购订单》/《委外加工单》,通知质检部进行来料检验。
(3)生成《采购入库单》/《委外入库单》,检验与库管员签字确认,并更新库存。
--质检部
(4)出具《来料检验报告》,判定合格/不合格。
单据流转:
合格:送货单+入库单+检验报告 → 录入库存系统。
不合格:发起《退货单》或《让步接收申请》。
仓库当日完成单据系统录入,汇总(送货单、验收入库单)次日将单据交财务审核,确保账务日清月结。

二、仓储与生产领用
1.库存管理
--仓库
(1)定期生成《库存报表》,发起补货或呆滞物料处理。
单据流转:库存预警 → 采购申请。

2.生产领料
--生产部
(1)根据生产计划开具《生产领料单》,从仓库领取物料。
(2)超计划领料时提交《补料单》经审批后执行,并分析超耗原因。
--仓库
(1)核对领料单并发货,更新库存。
单据流转:领料单/补料单 → 生产部确认签字。
财务联需在次日传递至财务部门

3.委外领料
--采购部
(1)根据采购申请单开具《委外领料单》,从仓库领取物料。
(2)特殊领料(如超领、报废)需附加说明文件(如质检报告、赔偿协议)。
--仓库
(1)核对委外领料单并发货,更新库存。
单据流转:领料单/补料单 → 采购确认签字。
财务联需在次日传递至财务部门

4.生产过程
--车间/班组
(1)记录《工序流转卡》跟踪半成品状态,完工后生成《完工入库单》。
单据流转:完工入库单 → 仓库更新半成品/成品库存。
入库需生产、质检、仓库三方签字,财务联需在次日传递至财务部门

…………

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