生产外发加工管理程序，外发加工工作流程及操作规范

1.1.0

平时大家处理外发业务时，可能会碰到不知道该走哪个流程、表单咋填才规范的情况，这份生产外发加工管理程序就是想帮大家理理思路，明确每一步该咋做。有需要的兄弟可以看看。

一、总则
1.1 制定目的
为规范外发加工各环节的操作，明确各部门在加工过程中的权责划分，确保物料流转有序、质量可控、记录完整，依据公司内部管理要求及相关程序文件，特制定本细则，作为外发加工业务的唯一执行依据。

1.2 适用范围
本细则适用于公司所有外发加工业务，涵盖从加工需求发起至最终记录归档的全流程，涉及的所有部门、外发加工商及相关人员均需严格遵守。

1.3 核心原则
权责清晰：各参与部门需严格按照流程规定履行职责，不得推诿或越权操作。
单据完整：所有操作环节必须有对应的表单记录，表单填写需真实、准确、完整。
过程可控：从物料外发至加工后回收，每个环节均需进行跟踪与管控，确保符合预期要求。
可追溯性：所有记录及表单需按规定期限保存，以便后续查询、追溯及问题复盘。

二、外发加工流程及操作规范
流程图：


2.1 工作单通知
发起主体：生产部是工作单通知的唯一发起部门。
操作要求：生产部根据生产计划、产品加工需求，制定详细的外发加工工作单，明确加工产品的名称、规格、数量、技术标准、交货期限等关键信息，并将工作单同步发送至采购部、货仓部，作为后续供方选择、物料准备的核心依据。
注意事项：工作单需经生产部负责人审核签字后生效，确保信息的准确性和权威性。

2.2 供方选择
负责部门：采购部全权负责外发加工供方的选择工作。
操作依据：严格按照《供方管理程序》执行，确保选择的加工商具备相应的加工资质、设备能力、质量保障体系及良好的合作信誉。
具体流程：
1.采购部从《外发加工商名单表》（附件五）中筛选候选加工商，该名单表由采购部动态维护，定期更新。

2.对候选加工商进行综合评估，包括加工能力、过往合作记录、质量控制水平、报价合理性等。
3.确定最终合作的加工商后，需将结果书面通知生产部和货仓部，以便后续环节衔接。
名单管理：《外发加工商名单表》需明确加工类别、供应商名称、加工项目及备注信息，由采购部每月复核一次，确保名单的有效性。

2.3 外发加工
执行部门：货仓部负责物料的外发操作。
表单使用：
1.《发货单》（附件三）：货仓部需详细填写外发物料的件数、货品名称、重量、数量等信息，发货人需签字确认，加工商接收物料时需在 “收货人签章” 处签字，双方各执一份作为凭证。

2.《货物放行条》（附件二）：填写来访公司（即外发加工商）、车牌号码、事由（外发加工）、物料件数、入厂时间等信息，经相关负责人批准后，交值班保安核对，作为物料出厂的唯一放行依据。

操作规范：
1.货仓部根据工作单和采购部确认的加工商信息，核对需外发的物料，确保物料的名称、规格、数量与工作单一致。
2.物料装载完成后，跟车监督人员需核对实际装载物料与《发货单》《货物放行条》的一致性，并在表单上签字确认。
3.值班保安查验《货物放行条》无误后，方可放行，并留存放行条备案。

2.4 加工过程跟踪
负责部门：货仓部指定专人负责加工过程的跟踪管理。
跟踪内容：
1.定期与加工商沟通，了解加工进度，确保能按约定交期完成加工。
2.关注物料的使用情况，防止物料浪费、损坏或丢失。
3.若加工过程中出现异常（如设备故障、技术问题等可能影响交期或质量的情况），需及时反馈至采购部和生产部，共同协调解决。
记录要求：跟踪过程中形成的沟通记录、异常情况说明等需整理存档，作为后续处理的依据。

2.5 检验
执行部门：品管部负责加工后产品的检验工作。
检验依据：按照《来料检验程序》及工作单中的质量要求进行检验，包括外观、尺寸、性能等关键指标。
结果判定：
1.检验合格（OK）：品管部出具合格检验报告，通知货仓部办理入库手续。
2.检验不合格（NG）：品管部出具不合格检验报告，详细说明不合格项（如表面划伤、尺寸超差等），并将报告反馈至货仓部、采购部和生产部，启动异常处理流程。

2.6 入库（检验 OK 时）
负责部门：货仓部依据品管部的合格检验报告办理入库手续。
操作流程：
1..核对加工后产品的名称、规格、数量与工作单、检验报告的一致性。
2.按照《货仓管理程序》将产品放置在指定的仓储区域，登记入库台账，确保账物相符。
3.入库操作完成后，相关单据（检验报告、入库单等）需整理存档。

2.7 异常处理（检验 NG 时）
处理部门：由品管部牵头，采购部、货仓部配合处理。
处理流程：
1.品管部分析不合格原因，明确责任方（如加工商操作不当、物料本身问题等）。
2.采购部与加工商沟通解决方案，如返工、重新加工、退货并赔偿损失等，双方达成一致后签订书面协议。
3 .若涉及退货，货仓部填写《退货单》（附件四），注明退货的件数、货品名称、数量、退货原因等信息，加工商签字确认后，办理退货手续，退货过程需参照外发加工的物料放行流程执行。

4.异常处理完成后，需形成处理报告，说明处理过程、结果及预防措施，由相关部门存档。

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