企业生产物资以旧换新领用、退旧及废旧物资处置规范

张川

这份规范是结合咱们平时的实操情况梳理的，从领料申请怎么填、审批流程怎么走，到旧物资该怎么回收、特殊情况该怎么处理，再到最后废旧物资怎么处置，都写得明明白白。可能有些同事觉得 “按规矩来” 麻烦，但其实啊，越是流程清晰，咱们干活儿才越顺手 —— 少了来回补单的折腾，也避免了因为手续不全导致的纠纷，大家说是不是这个理？

接下来就把全文发出来，大伙儿抽空看看，有不清楚的地方或者觉得能改进的点子，随时在帖子底下聊。都是为了把活儿干得更顺，让仓库管理更规范，咱们一起加油！

第一章 总则
第一条 目的
为规范公司物资领用管理，落实“以旧换新”原则，确保生产物资“适时、适量”供应，降低物资损耗与浪费，提升库存周转效率，实现降本增效目标，特制定本制度。
第二条 适用范围
本制度适用于公司所有生产性物资、维修配件及特定非生产性物资（以《以旧换新物资目录》为准）的领用管理。
第三条 管理原则
1.以旧换新原则： 领用新物资必须按规定交回相应旧物资（或履行相关手续），实行“领新必交旧”。
2.归口管理原则： 采购部统一负责物资领用流程、旧物资回收处置的归口管理。
3.权责对应原则： 坚持“谁审批、谁监督”、“谁申领、谁退旧”、“谁发放、谁负责”。
4.协同监督原则： 各部门应相互配合、相互监督、共同落实物资管理责任。
5.闭环管理原则： 物资领用、使用、退旧、回收、处置全过程应形成闭环管理。

第二章 物资领用程序
流程图：


第一节 领料申请与审批
第四条 领料申请
1.申请主体： 各部门指定专人（领料员）负责填写《领料申请单》（附件1）并申领物资，非指定人员不得申领。
2.必备单据： 仓库一律凭完整、有效的《领料申请单》办理出库，无单或填写不符合要求者不予出库。

3.申请单填写要求：
▶基本信息： 如实填写领料部门、日期、申领物资的名称、规格型号、计量单位、数量。
▶用途说明： “用途”栏必须具体、清晰说明物资的实际使用场景、设备或项目名称（如：XX车间XX工段XX设备维修更换）。
▶以旧换新信息 (核心)：
◤严格对照目录： 必须根据《以旧换新物资目录》在相应栏位填写。
◤分类处理：
◤可同步回收物资： 在“可同步回收物资”栏填写需交回的旧物资名称、规格型号、数量。
◤提前申领后续交旧物资： 在“提前申领后续交旧”栏填写申领的新物资名称、规格型号、数量，并明确标注“提前申领”及承诺的交旧期限（原则上不超过2个工作日）。
◤特殊情况无法交还物资 (新增/无旧物)： 在“特殊情况说明”栏详细填写无法交还的原因（如：新增设备首次领用、旧物已完全损毁无回收价值等），并提供必要的证明（如设备验收单、损毁说明等），经部门负责人和采购部负责人共同审批确认。
◤无法搬运至废品库物资： 在“无法搬运至废品库”栏填写旧物资名称、规格型号、数量、明确的现场存放地点及责任人，并经仓管员现场确认。
▶填写规范： 字迹清晰、书写规范，不得涂改。涂改处需经部门负责人签字确认。

第五条 申请审批
1.审批流程：
▶部门负责人：审核领料的必要性、用途真实性、用量合理性及以旧换新信息的准确性，签字确认。
▶采购部负责人/授权人：
◤对提前申领后续交旧、特殊情况无法交还、无法搬运至废品库三类情况，以及高价值或关键物资进行重点审核并签字。
◤对常规、低值且属于可同步回收的物资，可由采购部授权仓库主管或指定人员审核签字。 (解决原稿“操作有难度”问题)
2.审批重点： 审批人需认真审核领料的必要性、以旧换新要求的执行可行性、旧物资处理方式的合理性及申请单填写的规范性。

第二节 物资发放与旧物回收
第六条 物资发放
1.凭单发放： 仓管员必须严格依据审批手续齐全的《领料申请单》发放物资，并同步填写《领料单》（记录实际发放明细）。
2.手续不全： 手续不全者，仓管员有权拒绝发放。
3.紧急领料： 遇设备抢修等突发紧急情况，经仓库主管同意，可先行发放所需物资。领料人须在物资发放后24小时内补办完整的《领料申请单》及审批手续。逾期未补办，按违规处理。
4.数量控制： 严格按单发放，严禁超发。
第七条 旧物回收与登记
1.同步回收： 对《领料申请单》中注明“可同步回收”的旧物资，仓管员必须对照单上信息，现场清点、验收后回收。回收时，仓管员与领料员共同填写《以旧换新物资回收登记表》（附件2），清晰记录物资信息、数量、回收时间、交接人。

2.提前申领的后续回收：
▶领料时，领料员需填写《以旧换新物资欠条》（附件3），明确欠交旧物资明细及承诺的交旧期限，经仓管员确认。
▶仓管员在《以旧换新物资回收登记表》中备注“欠交”状态及期限。
▶仓管员负责在交旧期限届满前1天提醒领料员/部门。
▶领料员应在承诺期限内将旧物资交至仓库，仓管员验收后，在《登记表》中更新状态，并核销《欠交单》。
▶超期处理： 超过期限未交回且未主动说明合理原因并获得批准的，按本制度第四章考核条款处理。
3.无法搬运至废品库物资：
▶仓管员根据《领料申请单》信息，现场确认旧物资存放地点、数量及状态（必要时拍照）。
▶填写《废旧物资跟踪表》（附件4），清晰记录物资信息、数量、存放地点、现场责任人（领料部门指定）、确认时间，并由仓管员和现场责任人共同签字。


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