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本细则基于公司业务实际，系统梳理了订单承接、审核、样品管理、生产跟踪、出货运输、工程安装、货款回收等核心环节的操作规范，明确了各环节的执行标准、异常处理机制及相关表单的使用要求，通过标准化作业流程，实现业务跟单工作的规范化、精细化管理，减少操作偏差，降低运营风险，确保订单全流程可控、可追溯。
一、目的：
为规范业务作业流程，理顺工作关系，提高工作效率，加强业务管理，提升客户服务，特制定本制度。
二、程序：
1、接单：
1.1释义：接单也即合同的签定，订单的取得。
1.2下单方式：客户下单的方式有：通过电话，传真, Email或书面合同等方式。
1.3接单的途径：交易会，出访，参展，邀请客户来访，网站，等等。
1.4接单的形式：业务员接单、业务跟单接单
1.4.1合同：正式、具有法律效应
1.4.2确认书：它比合同要简化些，其中包括协议书。对异议，仲裁，不可抗力等条款都不列入，。
1.5接单的程序：
接单的程序可分为询价，发价，还价和接受四个环节。
1.5.1报价。是买方或卖方向对方提出各项交易条件，并愿意按照这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。在实际业务中，报价通常是一方在收到对方的询价后作出的。
1.5.2接受：买方或卖方同意对方在报价中提出的各项交易条件，并愿意按这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。
1.6相关流程：
16.1业务应对订单相关的输入文件进行收集、整齐，并进行编号；
1.6.2业务必须按公司规定的《客户信息及跟踪表》，进行建档和跟踪，了解客户信息和有计划的拜访；
1.6.3拜访方式分为：电话沟通、QQ沟通、上门造访、以及其他可以接受的方式；
1.6.4每月一号将《将客户信息及跟踪表》交副总/总经理审阅；
1.6.5上班时间，业务员及跟单员必须保持电话畅通，以便客人随时联系。
2、审单：即审核合同：
2.1审单内容：
确认产品名称，规格，质量，数量，单价，价格条款，总额，付款方式，包装要求，交货期，交货方式。
2.2审单方法：
2.2.1产品名称，规格： 审查时产品代码是不是自身的产品？与我们的产品资料能否对上号？ 有很多公司和企业产品名称的代码同时也代表了规格。
2.2.2质量： 也称品质。是货物的外观形态和内在质量的综合。在货物买卖中，货物的品质不仅是主要交易条件，也是我们跟单员进行审单的首要条件。
2.2.3数量： 应审查货物的数量是否可以及时备妥，其计量单位，重量以及约数有何规定。 约数：如合同数量前加“约”，可使交货数量有适当的变动。
2.2.4单价，总额的审查：
2.2.5付款方式审查：A.付款方式是否能接受？支票 ，付定金、分期付款等等。B. 支付的货币能否接受？
2.2.6包装要求的审查：
2.2.7工厂的产品本身有自已的包装，展示给客户能否接受？
2.2.8客户提供的包装（彩印，尺寸）我们能否做？，客户要求包装时公司将其计价
2.2.9客户提供的包装资料是否齐全？（内包装，外包装，标签，说明书） 内包装：普合，白合，彩合，吸塑 外包装：纸箱，木箱，桶装，编织袋。最主要是唛头印刷。
2.2.10交货期的审查：跟单员应审查交货期是否合理，公司是否能及时筹备到货物，并运输送达完成安装。交货期一般应规定一个期限，而不是某个具体日期。期限有长有短。可以是2周，3周，或一个月，二个月，一个季度或更长。
2.2.11交货方式的审查： 运输主要有海运，陆运，空运，邮寄等等。 注：如运费由客户支付，客户决定交货方式。
2.3审单步骤：
2.3.1业务跟单将客户的包装、交期、品质、规格、交货方式等在《客户订单》中进行详细的记录；
2.3.2填好《客户订单》后，送交分管副总或总经理初审；
2.3.3业务跟单须填写《工程设计任务书》，将其与总经理批准后的《客户订单》，以及客户订单相关的输入性文件一起下发到研发部进行设计；
2.3.4研发部设计完成后，业务跟单须将《客户订单》、订单相关的输入文件、开料表、设计图等送财务进行成本审核；
2.3.5通过财务成本审核后拟定初步报价并交分管副总/总经理复审，通过后与客户确认报价，谈妥签订合同后将《客户订单》下发到生产部。
3、关于样品：
要获取订单，备好样品是很重要的一步；
3.1 准备样品。
3.1.1工厂现有的款式
3.1.2新款
3.1.3客户来样。
3.2要领：
无论老品，新品，还是客户来样，样品都要客人进行书面确认。新品修改最多三次。跟单员一定要保存好最终的确认样，，做好更改记录，更改后必须有客户的书面确认，以免客人在下单时找不到确认样。
作为跟单员，我们要做到：
3.3.1有完整的产品资料（包括：三视图、包装图........）。
3.3.2新品的成本，价格要进行核算。
3.3.3新品的材质要留有实样，图样和工艺数据。
3.3.4客户的来样要保存好原样。
3.4作业流程：
业务跟单员在客户需要样货时，按公司要求报填《生产制令单》备注样品，获总经理批准后，方可下单生产。
4、生产过程跟踪：
4.1生产过程跟单的基本要求：
4.1.3按时交货：要使生产进度与订单交货期相吻合，做到不提前也不推迟。
4.1.4按质交货：生产出来的产品符合订单的质量要求。
4.2．生产过程跟单的流程：
4.2.1下达《生产制令单》 ：跟单员接到客户订单后，应将其转化为《生产制令单》。《生产制令单》要明确客户所订产品的名称，规格型号，数量，包装要求，交货期等；
4.2.2下单前要与生产部协调交期，有争议时报总经理批准后再施行；
4.2.3分析生产能力； 《生产制令单》下达后，要和生产部及各车间分析公司的生产能力。能否按期，按质地交货。如不能应采取什么措施？
4.2.4制定生产计划：生产计划的制定及实施关系着生产管理及交货的成败。跟单员要协助生产计划人员将订单及时转化为生产计划；
4.2.5根据《生产进度表》进行生产进度跟踪；
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