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产成品仓库出入库管理制度,产成品库存及出入库管理规范

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为进一步明确各部门在产成品入库(含自产、外购、基地调拨)、出库(含销售、内部领用、基地调拨)及退库过程中的职责与流程,强化岗位间的监督制衡,防范管理漏洞,确保库存数据真实可靠、产品品质全程可控,特制定本《产成品出入库管理制度》。

1、目的
为规范公司产成品出入库管理,保障财产物资安全,强化岗位间监督检查,确保账实相符,提升财务核算水平,特制定本制度。

2、适用范围
本制度适用于公司产成品的入库(含自产入库、外购入库、基地调拨入库)、出库(含销售出库、内部领用出库、基地调拨出库)及相关管理活动。

3、职责
财务部:负责完善与监控产成品出入库管理制度,核算出入库价格,审核出入库数量。
采购部:负责外购产成品的采购,保障运输过程中产品的品质与安全,处理不合格外购产成品的退换事宜。
仓储部:负责产成品数量管理及出入库操作,严格执行本制度,确保库存产品数量完整、品质安全。
质管部:负责产成品入库前的质量验收管理。
生产部:负责自产产成品入库前的保管及数量统计,确保数据准确。
客户服务部:负责产成品出库的接单、审单及制单(含《发货清单》《货物清单》)。

4、入库、出库、退库流程
4.1 入库
4.1.1 自产入库

1. 车间操作工完成生产后,将产品整齐放置于车间定点位置;经质管部检验并标注质量状态后,由专职入库员与车间班长共同清点可入库数量(PVC 管材即时入库,其余产品定时入库),填制一式三联《入库单》(第一联由专职入库员送仓储部账务员入账;第二联由生产车间记账,供生产部统计员编制《产量日报表》;第三联由专职入库员留存)。《入库单》需经当班班长和专职入库员签字确认,随后由专职入库员指挥搬运工将合格产品分类移入成品仓库
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2. 生产结束后,车间班长将《入库单》第二联及自行填写的《产品入库通知单》交生产统计员,作为入库依据编制《产量日报表》。
3. 特殊定做产品入库时,严格按指定数量执行;数量不足的,需及时反馈生产部。
4.专职入库员到产品存放现场收集质管员开具的《产品入库卡》,核对入库产品质量状态。
5. 产品全部从车间搬运至成品仓库后,专职入库员将签字确认的《入库单》送达仓储部账务员,办理入库账务处理。
6. 专职入库员需跟踪入库产品的堆放情况,避免堆放错误。
7. 仓储部账务员凭《入库单》入账后,打印一式三联《入库清单》,每日与生产部统计员核对确认:白联交生产部,红联由仓储部留存,黄联月底传递至财务部。
8. 已入库产品若后续检验不合格,由质管部向生产部、仓储部出具《不合格品评审处置表》:若为生产原因,由生产部与仓储部同步作红字入库处理;若为仓储原因,由仓储部编制《仓储部损坏产品明细表》(做好统计与通报),经财务部审核、公司领导审批后作报废处理。
9.   待检品需明确标识、单独存放,实行白班入库制。经检测合格及评审放行的产品,由白班现场质检员(中、夜班产量需与白班质检员做好交接)开具《产品入库卡》;实物入库时,生产部统计员、仓储部专职入库员及白班质检员需到场,由白班搬运工移入仓库。不合格产品由车间班长按《不合格品评审处置表》交粉碎车间作废料处理。原则上待检品需在第一个白班处理完毕,当天完成成品入库及废料移交;特殊情况经生产主管领导确认后,需在 5 个工作日内处理完毕。
10.  生产部统计员核对班长提交的《入库单》及《产品入库通知单》,无误后入账并编制《产量日报表》;仓储部账务员凭《入库单》编制《入库清单》,每日与生产部统计员核对;财务部每月核对《产量日报表》与《入库清单》数据一致性


4.1.2 外购入库
需求部门提出采购申请,采购部根据公司领导签批的《物资申购单》安排采购。外购产成品送达成品仓库后,由仓储部填制《产成品送检通知单》交质管部;经检测合格的,由质检员开具《产品入库卡》送仓储部,办理入库手续(检测不合格的,由采购部作退货处理),并核对《物资申购单》注明的品名、规格、数量。入账后打印一式三联《入库清单》:白联交采购部,红联由仓储部留存,黄联月底传递至财务部。财务部每月进行核对。
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4.1.3 基地调拨入库
由仓储部提出调拨需求并跟踪过程,报公司领导同意后安排调拨,分以下两种方式:
•  直发:仓储部账务员根据客户服务部客户专员传递的《发货清单》入账,打印一式三联《入库清单》,月底与发货基地核对确认。白联、红联由仓储部留存,黄联月底传递至财务部;仓储部、财务部每月与调拨基地核对数据。
•  调拨:仓管员依据仓储部申请的《调拨单》收货,通知质检员检验;仓储部账务员凭仓管员确认的发货基地《货物清单》入账,打印一式三联《入库清单》,月底与发货基地核对确认。两联留存,黄联月底传递至财务部;仓储部、财务部每月与调拨基地核对数据。若产品名称、规格、数量与《货物清单》不符,仓储部账务员需及时反馈发货基地,凭反馈结果调整账务。

4.2 出库
4.2.1 销售出库
1. 客户服务部客户专员根据营销机构传真的订发货单,确认到货地点、产品名称、规格、数量、特批号等信息,无误后整理签字,传递至客户服务部账务员制单。

2. 客户服务部账务员根据订单,按 PVC、PPR 管材、PVC 管件、PPR 管件、PE 管材、PE 管件、波纹管管材等系列,打印一式四联《发货清单》和《货物清单》。
注:同一车辆装载多个客户订单时,需按客户单独列清单,注明装车顺序;数量较少的可合并打印,但需在备注栏注明装车顺序。
o 《发货清单》联次用途:
① 白色联:客户服务部留存,经财务扣款员审核、扣款、签字后作为库存总账出库原始凭证;
② 红色联:财务部记账联,作为销售转账凭证附件;
③ 蓝色联:仓储部汇总每日销量;
④ 黄色联:营销机构备查。
o 货物清单》联次用途:
① 白色联:客户服务部备查;
② 红色联:客户联,由驾驶员卸货后交客户作为数量验收依据;
③ 蓝色联:仓储部发货联(发货员凭此联发货,需确认客户服务部客户专员、财务审核岗签字,按装车顺序发货;发货后交驾驶员到仓储部账务组换取出厂许可证;作为仓储部账务组出库依据);
④ 黄色联:运费结算联,客户或营销机构收货签字后交驾驶员,用于日后结算运费。


3. 客户服务部客户专员将《发货清单》《货物清单》与营销机构原始订单核对(产品名称、规格、数量、特批情况、到货地点、装车顺序),无误后在《发货清单》签字,递交客户服务部内勤主管签字,再交财务部扣款。


4.  财务部扣款员审核价格及货款到账情况,在《发货清单》《货物清单》的财务审核栏签字;客户服务部客户专员将《货物清单》《送货联系单》传递给车辆调度员,调度员确定车辆并在《发货联系单》注明车牌号后,将上述单据传递至仓储部发货员安排发货。


5. 仓储部发货员凭审核无误的《货物清单》组织发货,过程中需注意:
o 若因产品配车不合理可能导致变形,及时反馈客户服务部确认;
o 库存不足、缺货或装不下时,及时通知客户服务部客户专员,传递《货物调整单》并由其签字确认;
o  营销机构要求加货时,需接到客户服务部客户专员通知并看到《货物清单》后方可装车,确保公司财产安全;
o  营销机构要求减货时,由客户服务部账务员开具红字《发货清单》《货物清单》,流程同蓝字单据。


6.   运输部复检人员对发货产品的种类、数量进行二次核对,签字确认。
7.  发货完毕后,将《货物清单》一式四联与承运司机核对数量,要求司机在《送货联系单》运输单栏签字确认。
8.  承运司机办理出厂手续后,留下白色联(交客户服务部)和蓝色联(由仓储部留存)。


…………

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