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结合多年一线仓储管理经验，整合了一套覆盖 “入库 - 存储 - 外发 - 监控 - 返库 - 核销” 全流程的规范化方案，包含职责分工、实操流程、表单模板、风险防控等核心内容，均来自实际工作落地验证，无冗余理论，拿来就能参考适配。
今天分享出来，希望能给有外发加工业务的仓库同行们提供借鉴，也欢迎大家在评论区交流补充，一起优化仓储管理效率！
一、总则
（一）制定目的
为规范公司产品外发加工全周期的仓储管理活动，实现原材料、半成品、成品的存储安全、流转清晰、账实一致，确保加工质量可控、成本可追溯、供应链协同高效，防范物料损耗、资产流失及生产延误风险，明确各环节管理标准与责任边界，提升外发加工仓储管理的规范化、标准化水平，特整合制定本方案。
（二）适用范围
适用于公司所有委托外部加工商（以下简称 “外协厂”）进行的加工业务，覆盖原材料入库验收、分类存储、外发出库、外协厂在制监控、成品返库检验、余料回收处置等全业务环节，涉及仓储部、生产计划部、采购部 / 外协管理部、品质部（QA/QC）、财务部等内部部门，及外协厂、承运方等外部合作方的相关管理活动。
（三）管理原则
1.权责清晰：明确内部各部门、岗位及外协厂的管理责任，形成 “事事有人管、件件有追溯” 的责任体系。
2.流程闭环：建立 “计划发起 - 入库验收 - 存储管控 - 出库发运 - 加工监控 - 返库核销 - 异常处理” 全链条闭环管理，消除管理断点。
3.账实一致：保障 ERP/WMS 系统账、仓库实物账、外协厂台账三方数据实时同步，库存信息真实准确。
4.先进先出：严格遵循 “先入库、先发出” 原则，优化库存周转效率，避免物料积压、变质或过期。
5.安全高效：兼顾人员作业安全、物料存储安全与设施运行安全，优化仓库布局与操作流程，提升作业效率。
6.风险防控：建立 “预防 - 预警 - 响应 - 整改” 的风险管控机制，重点防范质量不合格、物料损耗、交付延期等核心风险。
二、组织架构与职责分工
（一）管理架构
•归口管理部门：供应链部（优先）或生产计划部（按公司实际组织架构指定），作为外发加工仓储管理的统筹协调部门，负责方案落地、流程优化及跨部门协同。
•直接管理部门：仓储部，设立专职 “外发仓库管理员”（若外发业务量较小，可由物料仓库管理员兼管），负责日常仓储运营与现场管理。
•协同部门：生产计划部、采购部 / 外协管理部、品质部（QA/QC）、财务部，按本方案规定履行协同管理职责。
•外部协作方：外协厂、承运方，需遵守本方案相关管理要求，配合公司完成物料交接、数据反馈等工作。
（二）核心岗位职责
1. 仓储部 / 外发仓库管理员
•负责原材料入库验收、分类存储、外发出库复核、台账登记及 ERP/WMS 系统数据实时录入，确保账实同步（数据录入延迟不超过 2 小时）。
•执行仓库 5S 管理（整理、整顿、清扫、清洁、素养），定期检查仓储设施（货架、消防器材等）完好性，落实防潮、防火、防盗、防损措施。
•严格执行盘点制度：每日抽查不少于 3 种重点物料，每周盘点周转频次 TOP10 物料，每月开展全面清盘，编制《库存盘点报告》，对差异率超过 0.5% 的物料需分析原因并整改。
•对接外协厂、承运方，现场办理物料交接手续，签订《外发物料交接单》，跟踪在途物料状态（每日更新在途物料跟踪表）。
•及时反馈库存异常（如短缺、积压、变质）、流程卡点等问题，参与管理流程优化会议。
2. 生产计划部
•根据销售订单、生产产能规划，发起《外发加工申请单》，明确物料清单（BOM 版本号）、加工工艺要求、交付数量、交期节点及包装标准。
•建立《外发加工进度跟踪表》，每日与外协厂、仓储部同步加工进度，协调处理生产异常（如工艺调整、交期变更）。
•提交出入库申请，协同仓储部核对物料规格、数量与订单一致性，确保发料精准。
3. 采购部 / 外协管理部
•负责外协厂资质审核（营业执照、生产许可证、质量体系认证等），签订《外发加工合同》（明确质量标准、损耗率、违约责任等条款），每季度开展外协厂履约评估（形成《外协厂评估报告》）。
•协调处理外协厂相关商务问题（如价格调整、交付争议）及不合格物料退换货事宜，牵头落实超损耗索赔。
•建立外协厂信息档案（含联系人、产能、质量历史记录），同步外协厂履约情况至相关部门，参与异常问题复盘。
4. 品质部（QA/QC）
•制定外发加工物料检验标准（《外发物料检验规范》），明确原材料、成品的检验项目、判定标准及抽样方案。
•对外发前原材料执行 “入库必检”，对返库成品执行 “到库必检”，1 个工作日内出具《检验报告》（合格标注 “准予外发 / 入库”，不合格标注 “隔离处置”）。
•指导仓储部开展不合格物料隔离管控（红色标识 + 独立区域），对不合格品进行处理判定（返工、返修、报废、让步接收、向外协厂索赔），跟踪处置结果。
5. 财务部
•依据《外发加工合同》《外发物料交接单》《检验报告》《外协厂对账单》，核对外协加工费用、物料损耗金额，确保结算数据准确。
•每月 5 日前完成上月外协加工费用对账，10 日前完成付款审批流程，将相关凭证归档留存（保存期不低于 5 年）。
•参与月度库存清盘，核实账实差异对财务数据的影响，提出账务调整建议。
6. 承运方
•按约定时间上门提货 / 送货，确保运输车辆整洁、防雨、防盗，遵守仓库装卸货规范（禁止野蛮操作）。
•提供运输跟踪信息（如车牌号、司机联系方式、预计到厂时间），对在途物料损坏、丢失承担相应责任。
•配合完成物料交接手续，在《外发物料交接单》上签字确认，留存相关凭证。
三、仓库设施与布局管理
（一）仓库选址与设施要求
•外发加工仓库需独立划分区域，与内部生产物料区物理隔离（可采用围栏、隔断等方式），环境满足：温度 15-30℃、湿度 40%-60%，干燥通风、清洁防尘、无异味。
•按物料特性配置仓储设施：重型物料使用承重≥1.5 吨货架，精密物料使用防尘货架，易潮物料配备防潮垫 / 除湿机，易燃物料单独存储并配备防爆设施配备必要的消防器材（灭火器、消防栓、应急照明），每月检查 1 次有效性；设置监控摄像头（覆盖出入口、存储区、交接区），保存监控录像不低于 30 天。
•临近仓库出入口设置临时周转区（面积不低于 20㎡），配备地磅、叉车（或液压车）、托盘等装卸工具，缩短装卸货时间。
（二）功能分区与标识管理
1. 区域划分（明确边界与面积）
2. 标识规范（统一样式与张贴要求）
•库区标识：采用 30cm×50cm 铝制标牌，悬挂于区域入口正上方，字体清晰醒目（示例：【合格品存储区 - 原料区】）。
•物料标识：所有物料必须粘贴《物料标签》（尺寸 10cm×15cm），内容包括：物料编码、名称、规格型号、批次号、数量、状态（待检 / 合格 / 不合格 / 待外发）、加工商名称、入库日期，标签张贴于物料包装正面居中位置。
•批次标识：每批物料赋予唯一批次号（编码规则：年份 + 月份 + 日期 + 流水号，如 20250520001），关联采购订单号、外发加工单号，实现全流程追溯。
•警示标识：不良品隔离区张贴 “不合格品禁止动用” 警示语，消防器材旁张贴 “禁止遮挡” 标识，通道处张贴 “保持畅通” 标识。
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