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为加强成本核算，提高公司的基础管理工作水平，进一步规范货物流通、保管和控制程序，维护公司资产的安全完整，加速资金周转，根据公司的实际情况，特制定本作业指导书：
一、入库管理
1.货物入库，仓库管理员要亲自同贸管部、或者贸管部委托的交货人（第三方物流公司）核对清点货物名称、数量是否一致，并作好货物交接手续、签字确认。
2.货物入库，应先入待检区，经检验未合格，不准进入货位，更不准销售，应隔堆放，同时通知业务人员、贸管部及时处理（票据到而货未到，或者货已到而没票据，也应向业务人员、贸管部、财务部等相关部门或者上级反映查询）。
3.货物验收合格后，仓库管理员凭票据所开据的名称、规格、型号、数量验收就位（注意审查发票的正确性和有效性，入库单各栏应填写清楚交财务记账），并通知贸管部正式录入荆艺系统或者调整系统中的入库数。贸管部根据进仓单据同业务部门核对是否同采购合同一致；如果不一致，通知业务部同发货单位核对实际发货数量，并及时调整采购合同及付款金额。
4.货物的存储管理，原则上以货物的属性、特点和用途规划设置存储区域。考虑“先进先出，发货方便”的原则，凡是吞吐量大的落地堆放，周转小的用货架存放；落地堆放以分类和规格的次序排列编号，上架的以分类定位编号，做到过目见数，检点方便，成行成列，垒放整齐。
5.保管过程中，货物若有损失、贬值、报废、盘盈、盘亏等，仓库管理员应及时通知业务人员、贸管部、财务部等相关部门，分析原因、查明责任，上报总经理，获批后办理报批手续（未经批准，一律不准擅自处理）。如果受损货物已经投保，应及时联系保险公司索赔，并上报贸管部跟踪。
二、出库管理
1.各类货物的发出，原则上应该根据进货时间遵守“先进先出”的管理原则。
2.客户提货前，业务人员应该第一时间通知财务相关货款到位情况，经财务部确认后，由贸管部、财务部出具领料单/出库单给仓库管理员。
3.货款未到位但是需要预提货物的，业务人员提报贸管部、财务部，由财务部提请总经理批准后，才能够办理领料单/出库单（业务人员和财务部应该根据销售合同的相关要求向客户及时催款，待货款全部到位后，方可将相关票据寄给客户），客户到时未付款，应向及时向贸管部通知，贸管部对客户重新评定风险，并制定催款方案，协助业务部向客户催收货款，直至货款回收。
4.仓库管理员凭财务部出具的领料单/出库单如实发放，若领料单/出库单上字据不清或被涂改的，仓库管理员有权拒绝发放货物并退回财务部复核。
5.仓库管理员应再次核对相关货物的名称、规格、数量、质量状况，同时要求客户或者经客户电话确认的提货车辆的司机签字，方可发料，同时登记入帐，并交回贸管部销减实际出库数量。
6.任何客户或者经客户电话确认的提货车辆的司机不办理领料手续或者出库单，仓库管理人员不得以任何理由放货。
三、其它管理
1.仓库管理员在月末结账前要与贸管部、财务部等相关部门做好货物进出的衔接工作，各部门的计算口径应保持一致，以保障成本核算的正确性。
2.仓库管理员在清查盘点中发现问题和差错，应及时查明原因，并进行相应处理。如属短缺及需报废处理的，必须按审批程序经上级或者贸管部、财务部审核批准后才可进行处理，否则一律不准自行调整。发现货物失少或质量上的问题（如超期、受潮、变质或损坏等），应及时向贸管部、财务部或者上级汇报。
3.因业务需要，要求委托第三方专业物流公司代为管理的货物，业务人员须报贸管部、财务部等相关部门备案，其仓库管理同样纳入纳入公司仓库管理体系中，并由贸管部专项负责并对接相关的出入库管理工作。
1) 由贸管部确认预留印鉴或签字样作为和第三方专业物流公司业务往来等有关文件确认的依据（过程中若发生变化，应该在一个工作日内通知第三方专业仓库变更）。
2)通过书面的方式向第三方专业物流公司提供货物入库信息和存卸货物要求，同时提供货物出仓单样本或者货权转让通知书（加盖出仓有效印鉴或签字样）。
3)要求第三方专业物流公司对货物进行入库验收，并将验收情况第一时间告知贸管部。经确认无误，应该在一个工作日内开具入仓单给贸管部备存。
4)第三方专业物流公司在收到贸管部出具的货物出仓单或者货权转让通知传真件后，要和留存的样本、印鉴进行核对，正式手续齐全且两者相符，方可办理货物出仓手续。
5)货物出仓交接给客户或者经客户电话确认的提货车辆的司机，第三方专业仓库公司应要求客户或者经客户电话确认的提货车辆的司机签收。
6)货物发出后，仓库应立即确认出货单，并传真回贸管部备案、核减库存。
7)贸管部应将交由第三方专业物流公司保管的货物的当月增减变动及月末结存情况编成报表或者录入荆艺系统，每月根据系统以及现场实际库存，配合财务人员进行货物盘点。
4.以上要求自发文之日（2011年8月1日）起生效。 |
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