存货管理制度，存货保管、存货账目、存货盘点规定

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　　第一章总则

　　第1条为规范公司的存货购销存业务，防范因存货管理不规范给公司带来经营风险及其经济损失，确保公司资产的安全与有效，特制定本制度。

　　第2条本制度适用于涉及公司存货采购、存货验收、存货确认、存货保管、存货发出、存货账目、存货盘点等业务的相关事项。

　　第3条本制度中的存货是指公司为满足日常经营活动需要，外购持有以备出售的商品以及提供劳务过程中需耗用的材料、物料等。

　　第二章存货的采购

　　第4条销售部根据销售计划或销售合同的需求向仓储部提出存货采购计划。

　　1. 销售部对于预算内存货采购项目，应当严格按照预算执行进度办理请购手续。

　　2. 销售部对于超预算和预算外存货采购项目，应由具备相应审批权限的人员审批后，再行办理请购手续。

　　1）采购金额大于【】元，由董事长审批。

　　2）采购金额在【】元（含）～【】元（含），由总经理审批。

　　3）采购金额小于【】元，由销售经理审批。

　　第5条仓储部根据存货采购计划，归类汇总平衡现有库存存货后填写“存货请购单”。

　　第6条采购专员应根据“存货请购单”所列示的内容，编制一式多联、预先编号的“存货订购单”提交采购经理审批，采购经理审批后上报总经理审批。

　　第7条采购专员根据审批后的“存货订购单”向供应商询价、比价，选择供应商，提交采购部经理审核后再由总经理审批。

　　第8条采购部经理在总经理授权下，与供应商签订采购合同。

　　第9条采购专员根据已签订的采购合同补充完善“存货订购单”中的相关内容。其正联留存，副联则分别送交公司质检部、仓储部、销售部和财务部备查。

　　第三章存货的验收入库及确认

　　第10条采购专员负责货物跟催，接到货物后，按照采购订单上的内容逐一进行核对，单据与货物是否一致，交货期与订单交货期是否一致，货物数量是否准确，核对无误后通知相关质检部门进行质量检验。

　　第11条质检部根据合同的约定以及货物的实际特点，进行质量检验，质检部出具“质量检验单”。

　　第12条采购专员在清点核对货物时出现问题以及货物存在质量问题的，采购专员应根据合同规定及货物的实际情况提出具体的解决方案，提交采购部经理和总经理审批。

　　第13条采购专员与供应商就具体问题协商后，进行退换货处理。

　　第14条验收合格的货物，由仓储部编制一式多联的“入库单”办理入库手续。

　　第15条采购部根据相关采购合同、“存货订购单”核对“入库单”、供应商发票等单证的正确性，确定无误后编制“付款凭单”送交财务部。

　　第16条财务部审核“付款凭单”、“入库单”、供应商发票等单证无误后，编制记账凭证，确认记录存货及相关负债等。

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　　第四章存货的保管

　　第17条仓库管理员在质检部的协助下，对存货进行验收入库，根据存货的属性、包装、尺寸等的不同安排存放场所。

　　第18条仓库管理员对入库的存货建立存货明细台账，详细登记存货类别、编号、名称、规格型号、计量单位、数量等内容，并定期与财务部就存货品种、数量、金额等进行核对。

　　第19条仓库管理员要做好在库存货的保管工作，每日巡查和定期抽检在库存货的状况。在检查中发现毁损、存在跌价迹象的，应及时与销售、采购、财务等相关部门沟通。对不能解决的问题要及时报请仓储部经理进行处理。

　　第20条对代管、暂存的存货，应单独存放和记录，避免与本公司存货混淆。

　　第21条 对于进入仓库的人员应办理进出登记手续，未经授权人员不得接触存货。

　　第五章存货的发出

　　第22条销售部根据已经审批签订的销售合同中的相关条款，编制“发货通知单”送交仓储部。

　　第23条仓储部核实销售部签发的“发货通知单”，根据规定的品种、数量、包装、时间等要求备货，并据此编制一式多联的“出库单”，一联仓储部留存，一联送交客户，一联送交财务部作为给客户开具发票的依据。

　　第24条财务部对销售员提交的各项单据进行审核，审核无误后允许发货。

　　第25条仓库管理员调整账卡，核销存货，并进行复核，复核无误后，进行包装、装箱，并在外包装上详细写明到货地址、电话和取货人等信息。

　　第26条仓库管理员在所发货物出库装车后，在“出库单”上加盖仓库“已出库”专用章。

　　第27条销售人员在货物发出后，应及时与客户沟通，提醒客户收货，确认到货情况，取得客户签章确认的存货“签收单”，并协助处理出现的意外情况。

　　第28条存货退回需由销售人员填写“退（换）货申请及说明”，并经销售部经理审批。仓储部应及时提货并清点、分类整理后办理入库手续。

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　　第七章存货的账目管理

　　第29条存货账目的范围包括入库单、出库单、存货台账等。

　　第30条所有出入库物资，均需按品种登记入库单和出库单，并将收、发数量登记后结出余额，随时与实存数量进行核对，并做到账实相符。如有不符，应查明原因，及时纠正处理。

　　第31条仓储部对入库存货建立存货台帐，详细登记存货类别、编号、名称、规格型号、数量、计量单位等内容，并定期与财务部就存货品种、数量、金额等进行核对。

　　第32条存货台账记录应有合法依据，凭证必须完整无缺，记账时应遵守以下记账规则。

　　1．入库单记“收入”，出库单记“发出”，相关资料作为其附件，分别顺序编号，作为记账索引号，按月装订成册，以便日后查询。

　　2．账页不准撕毁，遇有改错，可以划红线加盖私章订正。账面记录，严禁挖、补、刮、擦和使用涂改液。

　　3．账面记录采用“永续盘存制”，每次发生增减变动，及时计算结存余额。

　　4．启用账簿，应在账簿封面载明企业名称、年度，在启用页内载明账簿名称、启用日期，由记账人员签名或盖章，并加盖公章。

　　5．调换记账人员时，应注明交接日期，并由移交人、交接人签名或盖章。

　　第33条存货台账是记录实物的收入、发出、结存情况的重要账册，必须按品种、规格登记，妥善保管，年终装订成册，至少保存五年。

　　第34条存货台账不得随意修改，如确需修改存货台账，应当经有效授权批准方可进行。

　　第35条仓库工作人员应每日及时登记台账，并每月定期同财务部会计核对出、入库单和明细账、台账，确保账实相符、账账相符。

　　第六章存货的盘点

　　第36条为了加强公司内部管理，及时掌握公司存货的准确数量，保证公司各项存货的安全、完整，在年终、年中、月末对存货实施定期盘点。

　　第37条盘点清查时，应拟定详细的盘点计划，合理安排相关人员，使用科学的盘点方法，保持盘点记录的完整，以保证盘点的真实性、有效性。

　　第38条 盘点清查结果要及时编制盘点表，形成书面报告，包括盘点人员、时间、地点、实际所盘点存货名称、品种、数量、存放情况以及盘点过程中发现的账实不符情况等内容。

　　第39条对盘点清查中发现的问题，应及时查明原因，落实责任，按照规定权限报经批准后处理。

　　第40条多部门人员共同盘点，应当充分体现相互制衡，严格按照盘点计划，认真记录盘点情况。

　　第41条公司应当于每年年度终了开展全面的存货盘点清查，及时发现存货减值迹象，将盘点清查结果形成书面报告。

　　第七章附则

　　第42条本制度由公司财务部负责制定、修订及解释，自颁布之日起执行。