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ERP存货编码方法,减少了发货的差错,方便信息化管理

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发表于 2012-7-2 06:32:18 | 显示全部楼层 |阅读模式
  禾丰厂材料仓库自2004年开始使用用友ERP-U8库存管理系统后,仓库的工作效率大为提高。特别是该系统强大的查询统计功能随时为有关职能部门提供各种详细准确的数据。给仓库的日常工作带来极大的方便。

  大家知道禾丰厂是由原来的一条线逐步改、扩建后形成现在的三台生料磨、四台机立窑、一台水泥磨的规模。由于当时条件所限,各主机设备、辅助设备的型号都不同。特别是国兴集团竞购后对禾丰厂进行了大规模的更新改造,使用了大量的新设备新技术。各种设备的型号规格较多,品种繁杂。当时存货名称就多达2100条。

  要对2100条存货进行初始化编码工作是一件令人头疼的事。虽然当时我们对怎样编制好存货档案作了较为充分的考虑,对一些没有的存货也预留一些编码。自认为是较为合理可行的。但是,由于我们当时也是处于对系统的学习和认知的阶段,对系统的了解不足,使得在不久的工作中逐渐发现在编制存货档案时存在诸多问题。档案混乱,产生许多窜户现象,在参照查找时很困难,往往在查找某一存货时有很多的存货出现,还要靠人工用肉眼一个个的排查确定。不能达到查一确一的效果。对录入速度影响很大。给自己的日常工作带来不便。

  随着对系统更进一步的了解,我们试着找机会对一些不合理的档案进行删改,并增加一些分类。经过重新删改和编制的存货档案达到了我们想要的效果。

  例一,我们原来供应商档案的编制是按交易的先后顺序,用阿拉伯数字的大小(02001~02999)进行编码的。时间一久,供应商的档案就多了。打开档案一看非常零乱,杂乱无章。如果要查赣州有多少个供应商?一时还很难查找出来,得逐项一条一条累加起来才知道。在后来工作中我们发现存货档案还可以用abcd来编码。于是我们就以供应商单位名称的汉语拼音的声母为编码,它又代表了供应商的某些信息。如“赣州红旗有限公司”编码为“gzhqyxgs”;“南昌前进有限公司”编码为“ncqjyxgs”。改此方案编码后,在录入采购入库单时,只要在供货单位栏录入“gzhq”,按“F2”就显示出“赣州红旗有限公司”,再按“ENTER”健就录入完毕。比录入汉字“赣州红旗”查找的速度快了很多。按些方案编码表示后,当再打开供应商档案时发现系统自动按abcd 的顺序把供货单位分门别类地排列好了。赣州的在一起,南昌的在一块,一目了然,达到了预期的目的。比没有任何意义的阿拉伯数字编码要好得多。。

  例二,轴承有新代号旧代号之分,如新代号22316旧代号7516的轴承,如何对其编码呢?如果按新代号22316编码,那么只知道旧代号7516就不能查找到按新代号22316编码的轴承;如果按旧代号7516编码,那么只知道新代号22316就不能查找到按旧代号7516编码的轴承。对工作极为不利。怎样才能解决这个问题呢?在实际的操作中我们发现存货的编码和存货的名称是可以作为查找条件的,而存货的规格型号是不能作为查找的条件。这就为我们解决问题找到了途径,于是我们都按轴承的新代号为存货编码,轴承的旧代号为存货名称。如新代号22316旧代号7516的轴承对它编码为:存货编码:** 22316(** 为轴承的分类)。存货名称:轴承7516。这样不管你录入22316,还是7516都能查找到此存货,很好地解决了这个问题。

  例三,对一些一次性存货(指一次购入,一次领出,一年就使用一次的存货),机件的修理费,运费各新增一个分类,把这些归为一类。以免影响其他类别里的完整性。

  经过一段时间的删改和重新编制,使我们对存货编码的编制有了初步的认识:对一些有规律性的存货一定要按其规格型号作为编码依据,千万不要以流水号的顺序来编码。这样做的好处是无论何时新增加一个同名称不同型号的存货都有一个预留存货编码与之对应,而且排列整齐;对没有规律性的存货如主机设备的配件则按主机分类+辅助设备分类+流水号进行编码,但存货名称一定要分细,不能简单。做到见到存货编码就知道该存货是用在什么设备上的,知道存货名称就能想起它的编码在那类可以查找到;录入存货名称一定要以它的学名(包装上的名称),少用俗称或习惯名称;对以后要新增加的档案要先与同事沟通,多征求同事的意见,尽量使编码合理有序,且编码还能反应出存货的某些信息。做到一劳永逸。

  经过删改,我们的存货档案美观整齐,排列有序可查。并结合公司财务部提出的仓库材料做到账、卡、物相一致的要求,重新对存货按编码的顺序进行摆放。使得存货的摆放顺序与存货编码的顺序相一致,减少了发货的差错,为我们的工作带来极大的方便。

  以上这些都是我们在工作中的一些认识和积累。不妥之处还请集团公司各厂的同行提出批评与指正,以便共同提高岗位技能水平,更好地为国兴事业服务。
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发表于 2013-10-22 21:27:40 | 显示全部楼层
  企业推行ERP系统,物料编码与BOM结构表是基础,只有做这些基本的工作,ERP系统才能运行起来。
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发表于 2014-2-21 08:10:01 | 显示全部楼层
经验之谈,谢谢分享!
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发表于 2014-8-22 15:07:55 | 显示全部楼层
经验之谈,谢谢分享!
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发表于 2014-11-5 20:29:27 | 显示全部楼层
感觉不错,用中国人的拼音编码,简单容易懂,大家都可以接受,用英文感觉很多人都难懂。
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发表于 2017-10-13 18:51:59 来自手机 | 显示全部楼层
我不认可你们的做法,你们这样编码量少时还可以,编码量多时并不可取!不是长久之计!
1.采用名称拼音简写,经常会存在重复情况,比如新易物料编码软件和新颖物料编码软件就无法通过xywlbm来区分,只能破坏规则
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发表于 2017-10-13 19:02:00 来自手机 | 显示全部楼层
2.把物料新旧代号分别放到物资编码和描述,一个是乱,另一个是如果新代号过几年又有新产品怎么办?如何查到所有替换件代号,我建议将旧代号放到其他字段或者通过专门的替换件管理更便于管理
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发表于 2017-10-13 19:06:32 来自手机 | 显示全部楼层
物料编码是erp应用的基础,最后建议大家在erp实施之初就把编码工作做好,编码规则要着眼长远考虑,选用专业的物料编码工具!
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