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什么是仓库管理SWOT四要素?其直接影响到库存的准确性

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  仓库每月最频繁的作业就是收发货作业,而其中的供应商收货作业是其非常重要的一支作业,其直接影响到库存的准确性、应付帐款的准确性、生产计划的安排等。SWOT四要素分析如下:

  优势因素(Strengths)主要体现在:

  ① 企业后备的满足条件的可选供应商比较多,在某些方面可以严格要求供应商,不怕其不合作;

  ② 企业的信用状况一向比较好,供应商比较乐于合作;

  ③ 仓库有严格的收货制度,如必须有采购单才能收货,收货员不能超收,交期的控制(下月初的采购订单不能提前到本月末交,采购订单交货期为本月的,可以提前交);

  ④ 付款有严格限制,严格按照采购合同订的付款条件来付款,一收货日作为起算日。

  弱点因素(Weaknesses)主要体现在:

  ① 备品不足额给。一般在跟供应商签定合同时,都会有要求按采购量的百分比给备品。可在实际操作中,供应商不给备品的情况时有发生;

  ② 由于各个部门表单的传递有时间差,采购部门、生产部门不能不能及时查询库存数量,给生产带来一定影响。如生产部门安排今天下午生产,但是货物是早上才到,若单据传递不及时的话,生产部门会因为仓库没到料,而更改生产计划;

  ③ 库存对帐困难。若发现某一原材料库存数量不对,要核对领料、收料单据,则要查对一箩筐的单据,工作量非常大。

  机会因素(Opportunities)主要体现在:

  ① 供应商交期控制。企业常常规定,供应商交货不能提前交,但在实际中,由于多方面原因,有时候由于生产计划调整等原因,要提前用到某些材料,则不得不得不修改这项制度。而对采购交期则会放松,供应商为了提前收到款项,就会提早交货,而使资金流发生困难;

  ② 市场动荡。由于市场上某些原料价格波动明显,仓库要储备一定数量原材料,而为仓库最低安全库存量管理带来困难:若一人专门管理,则需增加额外的人员工资,怕得不偿失;若放弃最低安全库存量管理,又怕产品的成本受市场价格的影响过大。

  威胁因素(Threats)主要体现在:

  ① 由于有些原材料成箱包装,不易清点数量。有时候,到实际用到时,才发现缺货。而使正常生产计划受到威胁;

  ② 仓库收货虽然有制度,要有采购单才能收货。但是,在实际管理中,存在仓库、采购跟供应商之间互相串通的风险,把其他部门没有请购的东西采购入库,给不法供应商以可乘之机;

  ③ 供应商的请款时间虽然要严格按合同规定付款条件来付,但是企业领导总担心有人不按规定来,每月都要花时间抽查,而浪费人力。

  根据以上SWOT分析,在ERP规划时应掌握如下原则:

  1、弱点因素是确实存在的问题,ERP必须解决;

  如备品问题,通过分析后,觉得这个弱点因素必须消除,则在ERP规划中可以如下设定:  ① 系统要根据采购量按预先设置的比例计算备品数量,最后有采购决定是否需要这么多的备品;  ② 在仓库收货时,必须先收备品。也就是说,若采购数量为1000把剪刀,规定需要100把备品时,此时,若供应商送来1005把剪刀时,要先抽出10把当做备品入帐(不入应付帐款),剩下的995把才当做采购进货入帐(作为应付帐款的数量基础);  ③ 如此严格执行备品制度,是因为公司信誉好,可选供应商又多,不怕供应商不配合企业。

  2、机会因素可分为不利因素与有利因素,需要区别对待做出抉择;

  如市场动荡因素要求最低库存量问题是否该解决,这要考虑投入与回报。若企业分析得出花费一定的人力、财力进行最低库存量管理,支出小于回报,则可以进行控制。在ERP规划时,可以如下要求:

  ① 在仓库作业中,要能支持最低安全库存量控制,并可以设置哪些零件、哪些类别的零件要进行最低安全库存量控制及控制基准;

  ② 低于基准时,要能够报警,并且能根据此生成请购单,去申请采购;

  ③ 企业根据实际情况,设置一个愿意付出的最大成本,以跟ERP项目该支作业的成本进行比较。如规定该之作业每周运行一次,每次的时间不超过1个工作日。若超过这个限制,则不进行此作业,因为会得不偿失。

  3、对于威胁因素则要根据公司实际的情况,看有否必要进行控制,毕竟在现实中没发生过,企业要根据发生的可能性、及发生后对公司的影响程度,考虑是否要进行系统控制;

  如对待供应商请款时间,企业要分析一下,该情况发生的可能性,若分析得出的结论为50%以上供应商可能会根据企业管理的漏洞,提早来申请付款,又或者只有10%以上的可能性,但是金额较大,对企业影响较大,则企业要考虑把这个因素放在ERP系统中去,帮助解决。在ERP系统规划时,可以如下要求:  ① 要根据供应商的付款条件,根据收货日期,自动计算付款日期,节假日顺延;  ② 在付款时,要判断该笔款项是否已经到了付款日,若没到,一般情况下是不允许付款;在特殊情况下,需总经理审核后才能付款。

  4、在考虑以上因素时,要综合考虑企业的优势因素,看起能否带来什么帮助。

  通过以上的SWOT分析,找出每支作业的影响因素,并判断是否需要在ERP项目中解决,才能在项目规划时防范于未然。 当然,因为出于时间、精力等的限制,不可能每支作业都这么详细的去分析,只会对那些比较重要的作业进行SWOT分析,对次要的作业,可能就不用SWOT分析,或者用SWOT分析时,不必求全,只考虑弱点因素即可。
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