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为落实货品采购作业管理，确保采购工作顺畅，特制定本规章。
一、采购工作流程
1、采购需求的提出
采购部应依据公司库存状况、库存数量、采购前置期等要求，开立采购请购单；应注明货品名称、规格型号、数量、需求日期及备注，经上级主管领导审核，并依采购核准权限送呈相关人员批准。
2、采购核准权限
采购日常经营需要的临时用品及金额预估在人民币1000元以下的，由各店店经理核准；采购金额预估在人民币1000元以上的，由上级主管总经理核准交由集团采购部采购。
3、公司采购方式一般有下列种类：
A、集中采购：通用性物资，尽量采用集中采购方式。
B、合约采购：经常性物资，尽量采用合约采购方式，以确保货源品牌、质量与价格之稳定。
一般采购：除（A）（B）以外之物资，采用随需求而采购之方式。
4、采购作业规定
4.1询价、议价
采购部接获核准后的《采购计划单》，应选择至少三家符合采购条件的供应商作为询价对象；供应商提供报价之货品规格与采购规格不同或属代用品时，采购部应报主管领导及需求部门确认；专业材料、用品或项目，采购部应会同相关部门审批；采购议价采购交互议价之方式；议价应注意质量、交货周期、服务兼顾。
4．2呈核及核准
采购部询价、议价完成后，于《采购请购单》上填写询价或议价结果，必要时附上书面说明；报价单，经主管领导审核，并依采购核准权限呈核；再呈主管副总经理核准。
4．3订购作业
采购部接获经核准之《采购请购单》后，应尽快向供应商订购物资货品，并以电话或传真形式确认交期；若属一份订购单多次分批交货的情形，采购人员应于订购单上明确注明；采购人员应控制物资订购交期，及时向供应商跟催交货进度。
4．4验收与付款
依相关检验与入库规定进行验收工作；依财务管理规定，办理供应商付款工作。
二、采购价格管理
为确保材料高品质低价格，从而达成降低成本之宗旨，规范采购价格审核管理，特制定本规章。
1、报价依据
产品部提供图纸，作为采购部成本分析之基础和供应商报价之依据；非通用物资，一般由供应商先提供样品，供产品部确认可用后，方予报价。
2．2价格审核
供应商接到图纸后，于规定期限内提出报价单；采购部一般应挑选三家以上供应商询价，以作比价、议价依据；采购人员以《报价单》一式三份呈采购部主管审核，认为需要再进一步议价时，退回采购人员重新议价，或由采购部主管亲自与供应商议价；采购部主管审核之价格，呈分管副总经理审核，并呈总经理确认批准；副总经理、总经理均可视需要再行议价或要求采购部进一步议价；《单价审核单》经核准后，一联转财务，一联由采购部存档，一联转供应商。
2．3价格调查
已核定之材料，采购部必须经常分析或收集资料，作为降低成本之依据；本公司各有关部门，均有义务协助提供价格讯息，以利采购部比价参考；已核定之物资采购单价如需上涨或降低，应以《报价单》形式重新报批，且附上书面之原因说明；单价涨跌之审核流程，应同新价格审核流程；在同等价格、质量条件下，涨跌后采购应优先考虑与原供应商合作；为配合公司成本降低策略，原则上每年应就采购之单价要求供应商作降价之配合；采购数量或频率有明显增加时，应要求供应商适当降低单价。
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