一、部门的划分
1、材料：生产管理部门
2、材料：物料管理部门
3、非常备材料：
A、订货生产用料：生产管理部门
B、其他用料：使用部门或物料管理部门
二、请购单的填写、递送
1、请购经办人员应依存量管理基准、用料预算，参酌库存情况填写请购单，并注明材料的品名、规格、数量、需求日期及注意事项经主管审核后转行政、财务审核。
2、需用日期相同且属同一供应厂商供应的材料，请购部门应以请购单附表，一单多品方式，提出请购。
3、紧急请购时，由请购部门于“请购单”“说明栏”注明原因，并加盖“紧急采购”章，以急件卷宗递送。
三、免开请购单部分
1、贺奠用物品：花圈、花篮、礼物等。
2、招待用品：饮料、香烟等。
3、书报(含技术性书籍及定期刊物)、名片、文具等。
4、打字、刻印、报表等。
5、零星采购及小额零星采购材料项目。
四、请购核决权限
1、请购金额预估在1千元以内者，由经理核决。
2、请购金额预估在1千元以上，由总经理核决。
五、采购作业方式
1、集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利者，可核定材料项目，通知各请购部门依计划提出请购，采购部门定期集中办理采购。
2、长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大宗的材料，采购部门应事先选定厂商，议定长期供应价格，呈准后通知各请购部门依需要提出请购。
六、采购作业处理期限
采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需，分类制定材料采购作业处理期限，通知各有关部门以便参考，遇有变更时，应立即修正。
七、询价、比价、议价
1、采购经办人员接获“请购单”后应依请购案件的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，除经核准得以电话询价之外，另需精选三家以上的供应商办理比价或经分析后议价。
2、若厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品者，采购经办人员应检附资料并于“请购单”上予以证明，经主管核发后，先知会使用部门或请购部门签注意见后呈核。
3、属于买卖惯例超交者(如最低采购量超过请购量)，采购经办人员于议价后，应于请购单“询价记录栏”中注明，经主管签认后呈核。
4、对于厂商的报价资料经整理后，经办人员应深入分析后，以电话等联络方式向厂商议价。
5、采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购案件，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。
八、呈核及核决
采购经办人员询价完成后，于“请购单”详填询价或议价结果及拟订“订购厂商”“交货期限”与“报价有效期限”经主管审核，并依请购核决权限呈核。
九、签订合同
十、订购
1、采购经办人员接到经核决的“请购单”后应以“订购单”向厂商订购，并以电话或传真确定交货(到货)日期，同时要求供应商于“送货单”上注明“请购单编号”及“包装方式”。
2、若属分批交货者，采购经办人员应于“请购单”上加盖“分批交货”章以资识别。
十一、整理付款
1、物料管理部门应按照已办妥收料的“请购单”连同“材料检验报告表”(其免填“材料检验报告表”部分，应于收料单加盖“免填材料检验报告表”章)送采购部门，经与发票核对无误，由主管审核后送会计部门。
2、会计部门应于结帐前，办妥付款手续。如为分批收料者，“请购单(内购)”的会计联须于第一批收料后送会计部门。 |
