为使公司的物品采购工作走上制度化、规范化，合理控制成本，加强内部工作协调和提高工作效率，特制定本采购管理制度:
一、采购管理部门
公司设立兼职采购小组，采购小组至少由2人组成，隶属公司办公室管理，接受财务监督、成本控制、公司稽查及其它部门的监督，全面负责公司日常物品的采购工作。
二、采购小组工作基本要求
1. 所有采购项目均需公司总经理签批授权及公司财务部批准同意
2. 所有采购物品均需比较至少三家的价格和品质，常规量大类物品每月每一类至少有三家供货商提供报价单
3. 所有采购物品的品质须保持一惯稳定
4. 采购小组工作人员须对自己采购物品的价格和品质负责
5. 采购小组须每个月一次通过电话、传真、外出调查、接待厂商等方式获取公司使用的各类物品主要品种的价格信息并整理成价格信息库，以书面形式汇报给公司财务部及公司分管领导。
6. 所有供应商名片、报价单、合同等资料及样品采购部须登记归档并妥善保管，有人员变动时须全部列入移交。上述资料及采购人员自购物品价格信息采购部须及时录入至公司采购部价格信息库.
7. 采购时间要求:一般物品采购时间为3天；急用物品当天必须采购回来；印刷品、一次性用品、零星办公用品等使用部门须提前一个星期申请采购
8. 采购小组禁止采购任何未下申购单的物品，否则财务部将不予以报销
9. 禁止使用部门自行采购物品或私自与供应商洽谈采购事宜。
10. 采购小组负责跟进供应商的货款及签批支付事宜。
三、采购审批程序
1.申购单审批程序：
A、使用部门经理申报或公司领导下达采购指标给公司采购小组。
B、公司采购小组询价。
C、择优询价结果报公司财务复核后再报公司领导批准执行。
2.单位价值2000元以下或批量价值在3000元以下的由采购小组现金自购的物品，采购小组须事先货比三家，并在申购单上注明询价结果和选定的供应商，经公司分领导最后批准后方可采购，公司财务部和办公室将对价格及品质进行不定期抽查.
2. 单位价值2000元以上或批量价值在3000元以上的物品采购审批程序:
A、采购小组寻找至少三家厂商比较价格品质
B、评定小组确定供货商
C、采购部与供货商共同草拟合同或采购协议
D、财务部审批
C、分管领导审批
D、公司总经理审批盖章或签字
E、执行合同或协议
(评定小组由采购小组、使用部门、财务部、主管副总组成)
3.赊购物品采购审批程序
烟、酒、礼品供应商选定办法：采购小组每季每类物品均应邀请至少三家供应商报价，采购小组、使用部门、主管副总、财务部组成供货商评定小组，通力合作，进行价格及质量的比较和讨论，选定供应商。采购小组及上述相关部门可分头或联合组织市场调查，根椐市场调查的价格，与供应商确定固定的一个月的供应价，在此确认期间内，供应商将按此固定价格提供公司所需的物品。
四、采购监督
采购成本的控制由财务部、采购小组、使用部门共同完成，平时各部门应及时到市场上了解价格行情，以促进公司采购成本的控制与监督。
五、供应商管理
1. 办公室应定期(每季度)牵头，组织财务部、采购小组、使用部门对供应商进行评估，淘汰部分不合格供货商.
2. 选用供应商角度采用1+2+N原则，所谓1+2+N是指一类商品一个主供应商、2个辅助供应商、N个考察供应商。这类商品只有一个主要供应商，大约70%的物品从他手中购买。2个辅助供应商提供大约20%的物品，一旦主供应商出现问题能有其他供应商立即顶替。
六、采购小组业务操作制度
1、按使用部门的要求和采购申请表，多方询价、选择，填写价格、质量及供方的调查表；
2、向主管呈报调查表，汇报询价情况，经审核后确定最佳采购方案；
3、在主管的安排下，按采购小组负责人确定的采购方案着手采购；
4、按公司制定的工作程序，完成现货采购和期货采购；
5、货物验收时出现的各种问题，应即时查清原因，并向主管汇报；
6、货物验收后，将货物送仓库验收、入库，办理相关的入库手续。
7、将到货的品种、数量和付款情况报告给有关部门，同时附上采购申请单或经销合同；
8、将货物采购申请单、发票、入库单或采购合同一并交财务部校对审核，并办理报销或结算手续。 |
