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1目的
1.1规范本公司文件及资料的编写、审核、分发、回收、作废及更改等运作，保证体系文件有效性、适宜性及充分性，确保文件的使用现场得到有关版本的适用文件，防止作废文件的非预期使用。
2范围
2.1本公司各类程序文件、作业指导书、品质表格及外来文件的编写、审核、分发、回收、作废过程。
3职责
3.1文控中心：负责受控文件及外来文件的保存、分发、作废、回收、且留下记录。
3.2各 部 门：编写、更新相关体系文件，及时签收受控文件、将失效的文件退回文控中心，妥善保管各类受控文件。
4定义
4.1程序文件：系统要项所含之各程序，如管理责任、品质系统等。
4.2指导文件：凡工作上使用之文件资料及支援程序之文件皆属之，如作业指导书、检验计划、规范、标准、工程图纸及管理规定等。
4.3表单：与体系有关的一些记录。如检验记录、测量记录、培训记录等。
4.4外来文件资料：如国际标准、国家标准、客户标准等。
5程序
5.1所有受控文件在发行前，各部门需对文件内容的适用性进行评审。各类文件的编写、审查、核准需按以下权限要求执行:
5.3文件版本/版次规定
5.3.1各类文件版本编号为：A~Z循环，例如第一版为：A，第二版为：B，如此类推，直至Z版后再循环（禁止使用I、O、Q、X等四个字母作为版本编号）。
5.3.2版次：为避免修订次数太多，影响文件真实内容，标准时为A版本 0版次，第一次修订时为A/1，内容经过十次变更，整份文件需重新发出，更新为B版。各版本中之版次可以不同，但须能看出各修订页之核准.
5.4文件的分发与回收
5.4.1各文件接收部门需于文件分发/回收记录表上签名确认。
5.4.2除文控人员外，任何部门人员不得私自复印受控文件。
5.4.3当外间机构或客户需要我司提供受控文件时，必须经过管理代表核准，由文控员在副本上印上“此文件为受控文件 不可复印 仅供参考”字样。并在文件分发/回收记录表上记录。
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以上贴子只是内容提要，完整祥细的内容在下面附件中，请下载后阅读：
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