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订单履行工作程序,定义与规范订单履行过程中的管理制度

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  1.0目的
  定义及规范订单履行过程中各部门之间的有效关联以及涉及到的文件、记录等。

  2.0职责
  营业部是本制度的归口管理部门。

  3.0范围
  适用于公司所有的订单,包括为顾客所提供产品、提供服务或信息所确认的订单。
  3.1订单的定义
  订单是公司生存的基础,公司的最高宗旨就是在追求效率、追求质量的前提下满足顾客的要求,满足顾客的要求是通过订单的圆满履行实现。
  订单的实现就是应顾客的要求,提供顾客需要的产品或服务,并将产品或服务及时按照顾客的指示提供给相应的接受主体或接受地点。
  顾客的需求是订单的前提,满足顾客的需求就是订单实现的过程。公司应该全力以赴满足并实现顾客的需求,并维持顾客对公司产生需求的愿望和公司不断实现顾客需求的能力。
  订单项下的产品或服务可以依据顾客的具体的要求确定,可以依据顾客提供的标准、图纸、方案进行加工生产或实现因此产生的服务需求及信息的提供。
  订单可以由公司按照顾客的需求进行设计规划并将该设计规划转变为顾客的需求。
  3.2订单的分类
  订单可以分为产品的提供及服务和信息的提供。无论顾客需求产品或服务,都必须以订单的形式并按照订单的流程去实现。
  A类订单为顾客提供某种具体产品的订单。
  B类订单为顾客提供某种具体的服务或信息的订单。
  3.3订单的法律效力
  订单实现的过程就是合同履行的过程,是公司对顾客的承诺,同样也是公司要求顾客对公司实现承诺的前提,双方的承诺及承诺的实现均具有法律效力,放弃订单的履行就是放弃对顾客的承诺。 订单履行的失败同时意味公司必须承担订单履行失败的法律责任。

  4.0订单履行流程
  确认订单的需求-订单的确认-订单的实现-订单的交付-订单的跟踪-服务的提供和实现。

  5.0订单过程中相关的流程
  5.1订单询价
  顾客提出询价要求,一般情况下,顾客同时提供作为询价依据的图纸、标准等。对于顾客的询价要求,营业部应及时答复并给出书面报价。顾客的询价文件及提供作为询价依据的图纸、标准等由营业部进行归档、登记并予以记录。
  5.2订单评审
  在收到顾客的询价要求后,营业部将所有的询价文件打印备案并及时针对顾客的询价进行分析并组织评审。订单评审的内容包括:生产能力、技术工艺能力、质控能力、采购和外协能力等。 评审的过程为书面形式,参与评审的部门或员工必须及时无条件给予协助。 订单评审由总经理或其授权人员批准。订单评审无论结论如何,以总经理确认结论为执行依据。
  5.3订单核价
  5.3.1订单核价由营业部核实施。 营业部应根据顾客提出的具体询价要求,包括产品型号、规格、结构、材料、交付方式、运输方式、价格条款等,确定相关核算方法和内容。如顾客未具体提出价格条款等关键要求,则可依贸易常规选择一种价格条款,对运费、保险费、装卸费等费用承担作出初步安排。
  5.3.2技术部列出材料清单及工艺路线。
  5.3.3生产部估算制造周期、工时、制造费用。
  5.3.4营业部综合核价。
  5.4订单的报价
  报价评审通过后,营业部必须及时给顾客书面报价。如果存在异议,由营业部与顾客进行磋商,营业部提供数据说服顾客接受公司的报价,以取得折衷方案。
  书面报价必须在第一时间提供顾客,报价提交顾客的时间由营业部根据实际情况决定,但是总的原则应该是在收到顾客的询价后第一时间予以反应,越快越好。无论是何种报价,不得超过三个工作日提交顾客。
  报价必须根据顾客的要求详细说明,至少包括如下内容:订单标的、产品的规格、材料、交付方式、运输方式、价格条款、本次报价的有效期。 报价必须注明其有效期,有效期由营业部根据实际情况决定,但是一般不超过一个月。
  报价必须考虑汇率的影响和变化。报价金额超过 2 万美圆的报价,必须由总经理签字确认。
  报价组成及核算方法必须说明并详细予以记录。
  对于战略合作伙伴或其它重要客户,其报价必须确认材料供应情况及耗材价格水平,同时必须在报价单上确认生产能力。
  5.5订单再评审
  在收到顾客的正式订单后,营业部根据实际情况需要再次进行评审,评审的范围与报价评审一样。在确定评审无误后,项目负责人与顾客确认订单。对于订单是否必须进行评审,项目负责人可以根据订单项目实际内容,提请部门确认后,如果对该订单的报价评审仍然有效,订单的评审可以免除。
  如果营业部认为在收到订单时,该订单的报价评审的条件发生了变化,必须重新对订单进行评审。
  报价或订单评审完成后,营业部必须给出书面结论。
  对于服务或信息提供的订单或报价,营业部可以根据实际情况决定是否需要进行报价或订单的评审。对于订单的变更,营业部提交订单变更评审通知单,由营业部牵头对变更评审单限时评审,按订单评审结果回复顾客订单变更结果。
  5.6订单的确认
  5.6.1营业部收到顾客的订单后,必须尽快与顾客确认,书面确认收到顾客的订单及确认收到顾客
  提供的与订单相关的文件。如果存在尚未确认的事项,必须与顾客确认,如果存在价格的变化或其他条款的变化,必须与顾客重新确认。订单如果以合同方式确认的,营业部核对确认无误,经办人签字、部长签字后交总经理或总经理书面授权责任人签字,然后反馈给顾客。只有双方均签字生效的订单才能作为正式订单履行。营业部有责任保证订单的完整性、有效性。
  5.6.2在订单确认后,营业部编制《订单确认通知》作为公司内部的订单确认信息并登记传送公司
  的其他部门。其他与订单相关的文件如最新版本的图纸、标准、顾客的要求等必须随订单一起登记传送公司的其他相关的部门。《订单确认通知》由营业部项目负责人签名,并由营业部部长签字确认。与订单有关的文件必须整理存档备案。电子格式的文件必须存放指定的位置。
  《订单确认通知》及与订单相关的文件如最新版本的图纸、标准、顾客的要求等先抄送技术部。如果存在版本的变更或内容的变更,营业部必须同样书面登记记录并及时抄送有关部门。营业部有责任对订单项下的文件保持随时的更新并通知有关的部门。
  《订单确认通知》必须将订单的基本情况进行描述,至少包括如下内容:订单的号码、顾客名称、订单的制作范围、产品的要求、交付时间、表面处理要求、发运时间、装箱要求等,如果顾客有特别要求必须说明。营业部必须在订单确认后,编制《订单价格确认单》登记抄送财务部,如果价格发生变化,营业部有责任随时书面通知财务部。
  在开具销售发票时,营业部必须计算出最终的订单价格并在订单价格确认单上签字确认。营业部必须对每个订单登记记录,并保持跟踪。对战略合作伙伴或其它重要客户,在订单确认前,必须提供书面保证函。保证函由公司开户银行提供,保证函的金额为合同或订单金额的 30%或 50%。保证函由营业部及财务部共同协调管理。对战略合作伙伴或其它重要客户,在订单加工过程中必须提供相应的保险证明。
  5.6.3订单的编号及履行
  订单必须有编号,营业部根据公司记录文件的管理制度进行编号。所有对订单的管理将依据订单的编号。订单在履行过程中必须得到严格的控制和管理,所有的订单必须进入订单履行表,顾客提供的 订单的预计必须通知公司各部门,订单的履行情况定期通知顾客。公司订单的履行管理将通过订单履行表的形式,《订单履行表》由营业部项目负责人负责各自项目的情况并保持及时更新,该表将根据订单的履行过程改版并由部门确认后,提交相关负责人参考.
  5.6.4客供品
  客供品即客户提供物品(此处客供品不包含海关监管物资),由营业部负责管理。营业部根据
  顾客提供的产品,编制《客供品交付清单》供公司参考。对于某些订单,在如下情况下,将涉及客供品:该物品本公司无法实现采购,顾客提出或公司提出由顾客供应;
  因为顾客对该物品已经获得良好的资源,顾客提出直接采购并提供公司;
  顾客提供的物品,其产权是顾客拥有,公司没有处置权。
  公司无权对客供品进行变卖、外借、仿制等,任何对客供品的处置必须得到顾客的书面认可。公司指定营业部专人对客供品进行管理,并建立客供品台帐,对其进出、使用等进行单独管理。
  公司有责任根据顾客的要求或协助顾客完成如下事项:
  提供必要的储存条件,并有责任代为顾客妥善保管;
  如果对客供品存在需求,提前书面通知顾客;
  及时书面通知顾客对客供品的需求时间或需求数量、标准等;
  对客供品定期盘点
  定期书面通知顾客,其提供物品的库存状况;
  协助或代为顾客进行清关、装运、装卸、装箱、发运等,该服务可以是有偿服务,公司可以将该服务通过订单的形式完成;
  对于顾客提供的物品进行检查,如质量控制及数量控制,并将书面通知顾客其检查结果;
  对于因为公司单方面的原因出现的遗失、灭损、损坏等给予赔偿。
  5.6.5客户提供文件
  客户提供文件即客供文件是顾客的财产,是指顾客提供给公司的用于订单的加工生产、交付的技术文件、图纸、标准等。营业部是客户提供文件客供文件的归口管理部门,按照《客供文件管理制度》进行管理。营业部在收到顾客的文件后,必须书面与顾客确认。对于顾客提供的文件的任何变化,营业部同样必须。
  5.6.6保密承诺
  有关订单的文件、信息等都是属于公司保密文件,没有公司的授权不得对外泄露。顾客提供的有关订单的信息、文件等属于公司保密文件,没有公司的授权不得对外泄露。
  5.6.7客供品产权
  顾客提供的物品、顾客提供的文件等所有产权归顾客所有,其财产处分权归顾客。 没有顾客的书面授权,公司不得将顾客的财产进行变卖、处置、使用、外借。顾客的财产必须由专人负责保存、管理。对其使用必须予以登记记录并将使用情况定期书面通知顾客。应顾客的要求对顾客财产进行的任何处置,公司必须提供协助。

  …………

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