供应管理制度，采购计划管理，合同的洽谈、审批与签订

汤杰

　　1.0 目的与适用范围

　　1.1 为确保公司原材料，设备、备件等物质的供应，保证采购质量，控制采购成本，促进廉政建设，根据公司有关管理制度制定并实施本规定。

　　1.2 本规定适用于供应部职责范围内的原材料，设备、备件等物质的采购管理，包括合同的洽谈与审核、签订，定点单位与非定点单位采购规定，价格管理规定，结算及付款管理，管理责任等。

　　2.0 管理内容

　　2.1 采购计划管理

　　2.1.1 根据公司外购件工作流程图，计划员接收，确认，编制采购计划。

　　2.1.2 采购计划单制定后上交供应部部长审阅。

　　2.1.3 采购员根据部长签字后的采购单进入正常采购程序。

　　2.1.4 采购时，不得随意变更计划。数量及其他技术参数等在特别情况下需作变更时，必须经下达计划的人员同意并下达书面变更。对于原材料，设备、备件的型号、规格、材质等技术参数不全、不明或有疑问时，采购前须由采购员查明原因确认后方可实施采购。对于计划选材，选型不当的物质和设备及备件，可以向计划员或其他部门建议重新选型变更，此时采购是否暂停须由部长决定。

　　2.2 供货方的选择

　　2.2.1 供货方分为生产厂家和经营性公司两大类。提倡原则上以主机厂和生产厂家采购为主，经营性公司采购为辅。灵活“比质，比价，比服务”。一般选择定点的合格供货商，不得随意变更。必要时与相关人员协商及向上级领导报告。

　　2.2.2 采购员按规范填写好询价单，主要品种一般向3个及以上相关供货商进行书面询价、收集资料。急件或主管副总安排的询价事项要求三个工作日内有明确答复。

　　2.2.3 单价或批量在1万元以上的原材料，设备、备品备件的采购，由部长主持价格审议。

　　2.2.4 单价或批量在5万元以上的原材料，设备、备品备件的采购，由公司主管副总主持价格审议或议标。

　　2.2.5单价或批量在50万元以上的原材料、设备、备品备件的采购，由主管副总经理主持或委托其他副总主持招标，总经理审批。

　　2.2.6 对于公司已进行价格审议及议标或招标的项目和选定的定点供货单位在一定时期内一般不再实施竞价采购。临时动议由主管副总或总经理决策。

　　2.3 合同的洽谈、审批与签订

　　2.3.1 签订合同必须遵守《合同法》和公司相关管理制度。根据产品购销及服务的特点，合同条款中的实质性内容不得缺少。

　　2.3.2 原材料，设备、备件采购应当签订正式书面合同（含传真方式签订）。对于经常发生的常用通用备件，其价格、品质和其他要求明确，供货方信誉好，价值在一万元以下的采购，可以采用其他方式约定，并建立台账。

　　2.3.3 一般采购合同按采购岗位职责分工，由采购员负责收集信息洽谈，并草拟合同，报部长审核。价值较高的采购按本规定（2.2.3，2.2.4，2.2.5）组织洽谈。

　　2.3.4 竞价议标或招标的结果得出后，由采购员将相关资料进行整理，将正式结论分级对应报送部长，公司主管副总，公司总经理签字批准后实施。

　　2.3.5 合同的签订分别由公司授权委托人根据授权范围及授权金额实施。对于采购职能与授权范围不一致的合同，由具有授权的其他人员签订。

　　2.3.6 合同经审核签字后，加盖公司合同章。合同一般一式四份，采购员自留一份；计划员将另一份作为资料归档；并送财务部一份。

汤杰

　　2.4 价格管理规定

　　2.4.1 合同的价格必须控制在公司或部内控制价格以内。由于市场急剧变化超过内控价格时必须报部长或公司领导同意后方可实施。

　　2.4.2 原材料，设备、备件的价格应包括运输包装费、保险费、或模具费、检验试验费等杂费。设备运杂费和特殊模具费可在合同中单独约定注明，但不得无约定由供货方无限额代办后另收费。

　　2.4.3 在同品质比价时，高出可以实现的市场价格10%时为高价采购，对于高价采购除责成采购员限期纠正外，按差价大小给采购人员或决定人实行经济责任制考核。

　　2.5 付款方式与结算

　　2.5.1 直接从原材料生产厂采购的原材料，设备制造厂采购的非标设备可以约定30%以下的预付款或订金，标准设备和备件一般不得支付预付款。价值大的标准设备确需支付预付款时，须取得供货方等额银行保函后或经公司主管经理批准后方可支付。从经营性公司采购的物品一般不支付预付款。

　　2.5.2 无可靠质量保证的设备、备件，应留出5～10%的质保金，首次使用或首次供货的单位须留出10%～15%的质保金或使用鉴定后付款。

　　2.5.3 原材料，设备、备件验收和收到发票后结算。货物要有生产厂家合格证，我司验收合格证及相关票据才能结算，结算后按合同约定或先后顺序列报财务部计划付款。所有付款须经部长同意并报主管副总审批。

　　2.5.4 质保金的支付，须由使用单位或专业人员在质保期满后出示使用情况证明，根据合同约定的标准决定支付质保金多少或是否支付。

　　2.6 票据及货单

　　2.6.1 合同订定后要跟踪管理，询问发货情况，货到及时验收，特别注意品名，规格型号，数量，质量合格等项目内容的检查。

　　2.6.2 到货货单，到货发票，要与相关人员认真核对并及时验收和办理移交。

　　2.7 索赔

　　2.7.1 如果采购的原材料，设备、备件发现有质量问题，必须及时处理并报告；2.7.2 对于已销售出厂的采购件，按索赔流程图程序实施交涉索赔。

　　2.7.3 索赔结果要立档建案，并经财务部确认，企管部汇总。

　　3.0 管理责任及其他

　　3.1 原材料，设备、备件的质量保证及合同内的其他责任由经办人或主持订货的决定人负直接责任。审核人负间接责任。

　　3.2 高价采购原材料，设备及备件产品等物品，由主管领导负责，按价差及高出市场价的比率分别对其实行谈话、经济责任制考核、调离采购岗位等处理。

　　3.3 原材料，设备、备件采购过程中不能准确处理的事项，可以逐级或向上级请示决定。

　　3.4 有关特种材料，特种设备或备件采购中的技术条款应当与专业技术人员协商确定。

　　3.5 本规定自印发之日起实施。