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第一章 总则
第一条 为保证南京XX健康科技有限公司（以下简称公司）各项工作的顺利进行，及时准确地提供产品、包材、原料等，特制定本制度。
第二条 本制度适用于公司各项产品的采购工作，凡涉及产品的采购工作事项的部门及员工应遵照执行。
第三条 采购工作是指公司产品、包材等物资供应，及与之相关的其他工作，包括但不限于：新产品调研，质量及供应商确认，签订合同，产品备案，包材印刷，下达产品订单，包材及产品的储运，产品质量反馈与协调，付款与回收发票等工作。
第二章 职责及工作范围
第四条 采购部职责及工作范围
（一） 负责公司新产品市场调研，供应商开发，成本控制；签订产品合同，索取供应商资质、产品基本信息、产品合格报告；制定物料采购计划、采购订单；完善包装材料及产成品的库存管理；提出付款申请，回收税票，定期与供应商核对账目。
（二）协助条形码申请、代工产品的备案。
（三）跟踪供应商生产过程，加强质量控制及质量问题处理，
（四）协助相关部门做好产品装量测试，包装设计，包装材质选择，资料存档。
第五条 其他部门职责及工作范围
（一）市场管理中心负责提出新产品需求计划，样品质量确认，包装样式、尺寸、规格及材质确认，负责新产品的包装设计。
（二）市场管理中心各事业部负责提出常规品种的采购申请，组织相关单位做好产成品的接收、仓储管理以及质量的验收及问题反馈。
（三）财务部负责款项支出、发票入账审核。
第三章 采购流程
第六条 本流程审批应通过网络审批或纸制文件审批方式执行。
第七条 产品确认
市场管理中心提出新品申请确认单，标明品牌，销售渠道，预计装量规格、包装样式、参照的同类竞品等信息，经总裁审批后转采购部进行供应商开发工作。
第八条 供应商开发管理
（一）新产品市场调研及供应商确认：
原则上三家以上供应商比对产品质量和价格，由采购部提供三家以上的待选产品，经相关事业部确认产品质量，采购部根据质量和洽谈价格确认意向供应商，并经过质量部门审核后确认为定点供应商，采购部应从批准的定点供应商采购。确因实际原因不能提供三家意向供应商的，可定向采购。
1、符合定向采购的条件：
（1）独家供应商
（2）新品采购周期短
（3）产品质量无可比性
（4）特有配方产品
2、定向采购的原则：
（1）需从市场管理中心或相关事业部指定的同类竞品生产企业购进。
（2）比对该企业产品的销售价格与报价的合理性。
第九条 成本利润分析管理
（一）新品规格及包装样式确定
新品规格及包装样式由各事业部确认，包装材质及尺寸由采购部确定。确认时应充分考虑到新品调研实际情况、产品特性、营销手段、市场定位等内容。
（二）成品及包材的最低起订量确定
采购部提供供应商的基本信息，包括初步成本，最低起订量。
（三）成本利润分析
新产品报价及成本利润核算由采购部与财务部、市场管理中心或相关事业部共同进行，分析产品相关数据确认可行后，由采购部上报总裁审批后确认。
第十条购置申请管理
（一）购置申请是指各事业部提交给公司的生产经营所需的产品，经审批后方可执行的请示，内容应包括：品种名称、数量、规格、等级、库存等。各事业部可按季度/月度下达购置申请。
（二）购置申请审批:
产品购置申请由相关事业部提交，包材购置申请由采购部提交，财务部提供库存销量等相关数据，并提出审核意见后，报总裁批准后转采购部执行。
第十一条 采购调研审批
详细调研结果应附加盖公章的报价单，价格构成应包含产品、发票、运费、加工费、外包装等。采购部将该调研及建议选用供应商上报采购负责人审批，涉及金额较大或特殊情况须经总裁审批后执行。新产品应附成本利润分析情况，包材调研需标明印刷版费，以及版费返还条款。
第十二条 采购合同管理
（一）合同的起草：
1、合同由采购部负责起草，经法律部门及采购负责人批复后形成统一模板的格式合同，采购时以产品订单形式下达给供应商，产品订单是合同的组成部分。所有类别采购合同的模板，每一年由法律部门统一修订，采购部按标准模板签订格式合同；供应商提供的格式合同为非格式合同。
2、合同应注明细节内容，明确产品规格，包装样式，所需包装材料材质，产品保质期，仓储条件，供货周期，质量标准，责任赔偿等相关信息。
（二）合同的编号原则：
购货合同按照采购项目分类编号，编号原则为：公司缩写+年+品种代号+序号。品种代号：包材1，中药饮片及花茶2、坚果及其他食品3，其他4，序号：第几个合同。举例：
（三）合同分类：
按执行时间分为长期合同与单次合同两类：
（1）长期合同：包括全年合同、半年合同、季度合同，这类产品合同符合销售有规律、质量稳定、价格占优势的特征。
（2）单次合同：当次合作当次签订合同，主要适用于用量小，价格变化快或受其他因素影响较大，及其他低值易耗品的合同。
（四）合同审批流程：
合同由采购部签订，质量部审核相关质量条款，提交采购负责人审批；补充协议及价格、付款方式条款与调研报告有变动的，应由采购负责人审批，其他重要条款有变动的，应有法律部门审批；重要的非格式合同应由法律部门审批；市场调研已批复的单次合同及产品订单，由采购部经理审批后签订。所有合同抄送财务部。
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