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第一章 采购计划的提出与审定
第一条 根据生产需要，矿属生产单位如需添加设备，应有矿长及相关科室对所需设备的数量规格进行论证，做出书面论证报告，并经矿长签字后于每月20号前，以计划形式报设备供销部。
第二条 设备供销部根据各矿所报设备计划做出预算，报公司领导审批后，方可购进，对无计划、预算的不得购买。
第三条 大宗设备（金额超过10万元以上的设备）必须招标采购。
第二章 设备、备件采购管理
第四条 为规范公司设备、备件进货渠道和采购行为，作到公开公正、比质比价采购、降低采购成本，特制定本制度。
第五条 采购规定
1、原设备及备品备件的购置必须按年、季、月计划执行，除仅有唯一供货单位或有特殊要求外均应选择两个以上供货单位比价采购。
2、作好市场调查，广泛收集信息，作到同样产品比质量、同样质量比价格、同样价格比信誉。
3、采购主要渠道应从经国家质量认定的厂家直接进货，严格控制从中间环节进货。
5、大型成套设备招标定货，按招标管理办法进行操作。
6、以审计部、企管部、设备供销部及使用部门（单位）负责人组成采购管理体系，包括合同评审、招投标委员会。重大订购事项集体研究，民主决策，明确职能部门责权，互相制约，使采购权利分散，杜绝个人专权。
第六条 采购程序
1、技改新增设备：由各分矿按生产技术部批准的项目设计提报采购设备名称、型号、数量计划，经主管副总审批后报设备供销部负责订购。
2、报废淘汰更新设备：履行报废手续后，使用部门填写申请更新设备报告，设备供销部审核，总经理签批，由设备部门订购。
3、备品、备件采购；每月20日前，使用单位申报下月消耗计划，经主管副总审批后报设备供销部，设备供销部平衡各矿库存情况后，最终制定出采购计划，并严格按计划规格数量采购。
4、由设备供销部主任组织设备、备件采购工作，计划员将采购计划分类，编制下达给分管业务员。
5、业务员按计划负责采购，采购前要特别注意如下内容：
(1) 设备备件名称、规格、型号、等级。
(2) 采购及外委要加工的设备、备件的技术要求及图纸。
(3) 设备、备件的标记、运输、交货期限的要求。
(4) 检查规范、设备备件技术标准和验收方法。
(5) 设备安装、调试开车，使用保证日期。
(6) 在线关键设备和主要备件，业务员接到批准的订购计划单后，要在定点采购单位中订购。
(7) 技术改造新产品开发及更新换型设备采购，首先在定点单位中选择，在没有合适厂家的情况下，可比质比价寻找新的供货单位。
(8) 签定合同，除按合同管理规定执行外，另做到：
① 关键主要设备购货合同签订，由设备供销部牵头，生产技术部、使用部门共同参加与供货单位洽谈，签定订货合同及技术协议。
② 设备、备件采购及非标委托加工，除标的金额较小又能即时结清的外，均需签定书面合同或协议书。对能即时结清，但价格较高，当时难以监测内在质量和技术性能及易引起纠纷的交易也应签订合同。
③ 合同签约由委托代理人签字，合同一式三份，设备供销部、财务部及生产厂家各一份。经设备部门主管领导审核，审计部门进行审计，在经总经理签批后，加盖合同专用章即生效。
④ 签约合同委托代理人对合同执行全过程负责到底，包括签约谈判、起草合同、履行手续、办理予付款、催货、提交货、验收、结算、质量保证。由于工作失误造成经济损失按有关规定处罚。
第七条 质量验收
1、对订购到货的所有设备、备件及外委加工的设备部件进行质量验收，验收内容：设备名称、规格型号、数量是否与定货合同相符；备品、备件、随机文件是否齐全；重点验收设备质量有无缺陷及资料不全。验收合格后，设备供销部、各矿仓管科在验收单上签字，手续不全者，不能入库。验收合格后方可办理入库手续。
2、主要（关键）设备的验收，设备供销部会同技术部门、使用单位共同验收，详细填写验收报告，注明验收结论及存在问题。合格后验收人员签字办理入库。验收中发现存在严重问题或明显不合格等情况，采购人员要及时与厂家交涉，由采购人员负责办理修复、更换或索赔等具体事宜。
3、备件验收由保管员与经办技术业务人员共同检测、验证。对主要尺寸进行测量、结果记录在验收单上，以便于安装使用时备查。参加验收人员对验收结果负责并签字。不合格产品不得入库，由经办人员负责与厂家联系解决。
4、对现场无法验收的设备，要在安装时投入使用后跟踪验收，使用单位与技术业务经办人详细记录使用情况。质量保证期内出现问题由采购人员负责解决。
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