企业资源计划(Enterprise Resource Planning,ERP)以财务管理为核心，通过计算机技术、网络技术和数据库技术将企业的物流、信息流和资金流统一起来,从而在最大程度上对企业资源进行优化整合和配置以达到效益最大化。
在ERP实施阶段,尤其是在ERP系统上线前,有大批初始化数据需要录入系统;系统上线后,录入的数据则集中表现在正常的业务操作和数据维护。这两个阶段的数据主要分两类:静态数据,如物料信息、供应商信息、客户信息等;动态数据,比如内部账和往来账。数据是应用软件的根本,尤其是系统初始化时的基础数据,是ERP的基础和核心,其质量往往决定着ERP应用的效果,甚至是关系到ERP实施成败的关键。同样,ERP上线后正常业务操作中的数据录入,也反映着企业业务活动的过程。并且各个模块的数据最终都要归集到财务模块,如果业务数据不真实或者不准确,财务模块就难以真实反映其中的财务信息,ERP数据更深一步的应用更是无从谈起,比如报表查询、数据挖掘或者从ERP读取数据的第三方应用,得到的将是不正确的或者不真实的结果。
1 ERP数据录入中存在的问题
1.1 数据不准确
不准确的数据对ERP来说无疑是致命的。在ERP上线前,数据录入的不准确主要表现在缺少对数据有效的检查,由于数据录入量大,加上时间紧迫,导致录入系统中的数据存在错误。ERP正常运行时,错误的数据录入则源自业务员不熟悉操作流程或者进行业务操作时的粗心大意。经常出现的现象是,由于键盘按键问题或业务员一时大意,错误数据被录入系统。
1.2 数据不及时
数据不及时指数据无法真实反映业务活动过程。这种情况主要存在于ERP正常运行期间,是由企业业务流程不合理或者录入延迟等原因导致的。比如采购接收,供应商送货到仓库,先做接收,然后检验,但货物在入库之前已经被发放至车间,此时实际物理库存的数量为负,虽然外部审计也认可此现象,但如果一个物理库存数量长时间是负数也是不合适的。另外,应用系统不稳定或者企业的内部网络发生阻塞时也会造成数据录入不及时。
1.3 数据不完整
完整的数据反映着一个完整的业务环节。ERP的模块不是独立的,而是有关联的并且是集成的,每个用户只是根据自己的职责完成整个业务环节中的一步或者几步。例如货物销售,销售员首先做销售订单并发运,库管员处理物料搬运单,销售员进行发运确认并将销售订单信息传送至财务应收接口行,财务人员看见销售订单信息后运行自动开票并做应收事务处理,最后过账到总账。不熟悉业务流程和业务操作的业务员往往没有把自己的操作做完,尤其是在做业务操作遇到问题进行不下去时便不问不管了。这数据就被暂挂起来,进而导致相关的库存或财务账务存在差异。
2 解决对策
2.1 重视系统维护
ERP就本质来说是计算机软件,所以ERP正常运行的前期条件是企业计算机系统、网络系统的正常运转。
2.1.1 主机系统
主机系统是ERP的核心所在,一般情况下ERP应用和数据库都运行在主机上。日常应对主机系统和数据库系统的性能和资源进行监控,尤其要关注数据库的空间和警告日志,确保主机运行平稳可靠。
2.1.2 网络
网络是客户端连接到服务器的通道,通畅的网络是业务数据录入快捷的保障。可以通过专用软件对网络流量进行监控以防止网络阻塞或者瘫痪。时下常见的ARP攻击十分危险,某台电脑被充当假网关后,其他客户端都无法通过正常的网关连接到服务器。
2.1.3病毒扫描
病毒是局域网内无法避免的,但可以通过部署网络杀毒软件进行全网主动查杀病毒,也可以通过交换机端口控制来划分VLAN实现病毒泛滥时影响最小化。同时加强计算机管理,使用正版软件,拒绝使用盗版软件及来路不明的软件,及时安装操作系统更新并对杀毒软件进行升级。
2.2 加大培训力度
2.2.1 业务流程和业务操作的培训
在ERP上线前,会有专门针对业务人员的培训,尤其是对关键用户的再培训,但系统上线后这一培训往往较少甚至再也没有。随着企业的发展,新员工不断加入,关键用户应当及时定期或者不定期举办ERP系统业务流程和业务操作的培训,并就系统操作中容易出问题的地方或者薄弱环节进行重点提示,以帮助新业务员尽快适应业务流程和系统的业务操作。
2.2.2 常见问题的处理
ERP系统在使用的过程中,或多或少都会遇到大大小小的问题,包括应用的、数据库的或者主机系统的。日常对这些问题加以解决后进行收集,分类,并可以通过培训向业务员说明哪些问题出现时可以自己处理,哪些问题需要向项目组提交报告,提交报告给谁。解决问题的通道有电话、电子邮件和书面报告,IT人员在解决问题前应该对问题进行登记,问题解决后应将结果反馈至业务操作员并对结果进行确认。当问题涉及具体业务时,IT人员还应当寻求相关关键用户的支持或者相关顾问的帮助,以便问题快速圆满地得到解决。
2.3 通过其他快捷方式辅助录入
传统的数据录入方式就是根据系统提示一步一步手工录入。在ERP上线前,有大量需要录入系统的数据,ERP正常运行期间,也有大量的数据维护工作要做,此时如果单凭手工录入势必影响项目计划进度或者延缓数据录入速度。
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