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仓库档案，作为仓库活动的忠实记录者，涵盖了从货物入库的初始信息，
如供应商详情、货物规格和数量，到存储期间的各种变动情况，再到货物出库的流向追踪等全方位的数据。
一、目的
为加强仓库文档管理工作，有效地使用和保护资料，使文档管理标准化、合理化，特制定本规程。
二、适用范围
本办法适用于集团所属各分、子公司对仓库档案的管理。
三、部门/岗位职责
3.1.生产中心：负责本办法的制定、提交及后续的修订、解释；
3.2.仓库：负责仓库档案日常管理工作及后续的分类、装订、归档、维护等工作；
3.3.审计中心：负责监督各部门对本办法的执行情况。
四、相关定义
4.1.仓库档案
包括仓库纸质档案和仓库电子档案。
4.2.仓库纸质档案
指仓库办理业务过程中产生的纸质单据，包括仓库自制单据及收到的外部单据。
4.3.电子档案
指仓库因业务需要对内对外制作或报送的各种电子帐表及从仓库管理系统中抽取的各种电子数据等。
五、管理规定
5.1.日常管理
1)仓库内部设仓库档案管理岗位，由仓库主管指定，仓库档案管理岗位不得兼任仓库管理模块系统管理员职位及仓库材料会计职位。
2)各岗位负责本岗位仓库档案的日常管理，每月10号前负责将本岗位上月的纸质档案资料分类归档，按业务发生日期整理，并附封面及封底后装订成册，交仓库档案管理人员，封面上应注明档案属性、编号、业务发生起止日期、份数等，双方在《档案入档登记表》上签字。
3)仓库档案管理人员收到各岗位交来的档案资料应根据封面核对与相应的档案资料是否相符，核对无误后入档保管。
4)各岗位保管的电子档案每月定期备份至仓库档案管理人员，如有各岗位人员更换、离职时双方办理工作移交时须将电子档案同时备份至仓库档案管理人员。
5)各仓管员保存的电子档案一律由指定人员统一对外报送，各仓管员不得私自对外报送，特殊情况须经仓库主管批准同意。
5.2.后续管理
5.2.1.档案归档
1)仓库档案管理岗位全面负责仓库档案的管理工作，包括但不限于以下方面：仓库纸质档案的搜集、立卷、归档、保管、查询、销毁等工作，电子档案的保管及定期备份工作。
2)纸质档案按档案类别、业务发生日期等进行分类归档并编号。
3)电子档案依类别设立文件夹以易于保存和方便查询为原则。
5.2.2.档案查询
1)档案查询须根据相关制度进行，仓库内部人员查询，由仓库主管批准，公司内部其他部门人员查询，由查询人员填写《档案查询申请表》注明欲查询档案的类别、名称、时间、并经所在部门负责人签字及仓库主管同意后方能进行查询；查询时须由档案保管人员、查询人员同时在场方能实施查询。
2)仓库建立《档案查询登记表》，记录查询人的姓名、地址、电话、邮部门、
查询原因并由查询人员签字，仓库档案一般为现场查询，由于内部审计的需要可以带出但须履行相应的借出手续。
5.2.3.档案销毁
仓库档案保管年限：
1)各种出入库单据（包括外部单据如送货单和系统打印单据如：采购入库单、材料出库单、产成品入库单、销售出库单等）保存年限为8年，
2)收到其他部门相关纸质单据，单独存放的保管期限为3年，与出入库资料匹配的如送货单、采购合同、检验报告、备货单、提货单、领料单、产品验收单等，视同出入库资料，保存年限为8年，
3)各种通知、规定、制度等按公司相关的文控管理规定执行，
4)仓库档案移交清册为20年
5)仓库档案保管清册为永久
6)仓库档案销毁清册为永久
档案销毁流程：
1)由仓库主管根据须销毁档案清单填制《档案销毁申请表》经审计中心、财务中心提出销毁意见后报运营中心批准，《档案销毁申请表》应列明须销毁仓库档案的名称、数量、起止时间和应保管期限、已保管期限等内容。
2)仓库主管根据经批准的《档案销毁申请表》填制《档案销毁清单》，《档案销毁清单》应列明须销毁仓库档案的名称、数量、起止时间和应保管期限、已保管期限等内容。
3)监销人在销毁仓库档案前，应当按照仓库档案销毁清单所列内容清点核对所要销毁的仓库档案。
4)销毁仓库档案时，应当由仓库和审计中心、财务中心共同派人员监销。
5)销毁后，仓库、审计中心、财务中心现场监销人员应当在《仓库档案销毁清单》上签名或盖章。
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