物料编码管理制度，制定编码规则、操作规范及审批流程

热闹

为了进一步提升我们的物料管理效率，确保所有操作的精确性和透明度，我们特制定了本《物料编码管理制度》。
此制度能为仓库人员提供一套清晰、易于理解的操作指南，以帮助大家更好地执行日常任务，并保证公司生产档案信息的准确性和完整性。

1  目的
在确保物料管理体系持续稳定运行的前提下，进一步规范物料编码的查询、新增、修改及停用等操作权限设置，使公司生产档案信息能够更精准地体现物料的本质特征，有效区分同类物料的差异，从而实现对生产物料档案和库存管理档案的系统化优化与标准化管理。

2  适用范围
物料包括但不限于原材料、包装材料、备品备件、外协加工件、劳保用品、产成品、工程物资等一切非货币性流动资产类物料。
  
3  管理职责
3. 1 材料科
3.1.1 对本制度的编制、管理及最终解释；
3.1.2 物料编码号码分配；
3.1.3 物料编码新增、修正、封存等操作性质确定；
3.1.4 物料编码新增、修正、分配、封存等操作的执行；
3.1.5物料编码的管理。

3.2 采购部
3.2.1负责物料编码名称、规格型号、单位等物料信息的复核确认；
3.2.2配合申请修正物料编码名称、规格型号、单位等物料信息。

3.3 使用部门
3.3.1 根据使用需求提单操作；
3.3.2 配合编码管理员进行编码维护操作流程的提供。

4  管理权限
4.1 ERP编码管理员：物料生产档案、存货管理档案的查询、封存、新增、分配、修正等操作权；
4.2 使用人：物料生产档案、存货管理档案的查询权。

5  编码维护的具体操作
5.1 新增
5.1.1 使用人告知仓库经手人物料名称、规格型号、计量单位及新增原因，仓库审核添加；
5.1.2 审批流程：使用人→仓库经手人→复核编码信息并添加。

5.2 修正
5.2.1 编码引用前修改流程
5.2.1.1 采购业务员接请购单后，确定实际物料信息，与请购单规格型号等属性存在差异的，采购业务员下订单前与请购人确认是否符合采购需求；
5.2.1.2 请购人同意购买的，采购业务员沟通仓库，通知实际采购物料属性（包括名称、规格型号、计量单位、其他属性），并说明修改原因，经请购人确认后，仓库人员根据编码引用情况修改或添加新编码。
5.2.2 审批流程：采购业务员→请购人→仓库人员→采购业务员（知会）。

5.3 封存
5.3.1 编码引用后定期封存：对于引用后的物料编码，物控部需定期复核，对于规格型号淘汰或物料信息录入错误等编码，由仓库定期提单封存，按流程审批后及时封存，封存前需保证物料库存为零。
5.3.2 审批流程：仓库人员→采购部业务员→部门经理→分管领导。
5.3.3 问题编码识别
5.3.3.1 条件筛选法：打开存货管理档案，查询并导出编码库中数据，选定一种存货进行筛选匹配。在名称或者规格选项中输入关键字、词或字符，名称、规格相同或近似的确认为问题编码，通过使用区域工程师协助辨认给出直接意见进行处理；
5.3.3.2 实物核对法：每月盘点时，记录现存物料名称、规格与编码不相符的信息。

5.4 操作流程图


6  编制管理规则
6.1 编码结构
编码由不同位数阿拉伯数字组成。分为大类、分类、流水号三级，分类由中类、小类、细分类组成。物控部管理的编码分类由13位数字构成，具体结构如下图所示：


例如：规格型号为B-1930的三角皮带


6.2 编码结构一览表


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