采购作业指导手册，采购管理办法与细则，采购管理规定

开朗面条

本手册为公司采购业务提供清晰、统一的流程指导与操作规范。
通过对计划、寻源、审核、签约及付款等各环节的明确，保障采购工作的高效、透明与合规，助力公司经营目标的实现。

=====全文目录=====

第一章、总则
第二章、采购计划与预算
第三章、采购方式及流程
第四章、供应商及价格审核规定
第五章、采购品质管理规定
第六章、交期管理规定
第七章、采购订约方式与付款方式
第八章、附则

=====正文节选=====

第一章、总则
第一条  制定目的：
①规范公司采购的计划制定、预算编制流程，配合公司预算制度的推行；
②规范采购方式，制定询价、议价流程，从而达成降低成本之宗旨；
③规范采购作业流程，确保采购工作顺畅；
④规范采购品质管理，避免物品、服务采购发生品质问题；
⑤规范采购交货期限管理，保障采购物品、服务及时交付；
⑥规范采购付款方式，确保用款安全。

第二条  适用范围
公司采购的项目包括(不仅限于)下列采购项目：
① 公用事业如电话及电信服务的购买及租用；
② 办公设施(包括各种办公家具、电脑及周边设备，如打印机、扫描  仪、调制解调器等，网络设备如交换机、路由器等，以及在上述设备上运行的系统软件、应用软件)的购买及租用；
③ 房屋、仓库、车辆的购买及租用；
④市场活动代理、会务代理服务；
⑤ 宣传资料、学术资料等文稿、图片服务；
⑥ 礼品定制；
⑦ 保险。

第三条  权责单位
行政处负责规章制定、修改、废止之起草工作。
总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。

第二章、采购计划与预算
第四条  采购计划的作用
编制采购计划有下列作用：
①预估物品使用数量、交期、防止断供。
②避免库存过多、资金积压、空间浪费。
③配合公司市场、销售计划之达成。
④配合公司资金运用、周转。
⑤指导采购工作。

第五条  采购计划编制
(一) 采购计划
各部门拟定本部门各种物品、服务等之年度需求计划，填写《部门物品、服务需求计划表》(见附件PCHS-01)。

行政处汇总各部门之年度需求计划，编制公司年度采购计划，填写《公司物品、服务采购计划表》(见附件PCHS-02)。

(二) 采购计划编制注意事项
采购计划要避免过于乐观或保守，应注意的事项有：
①公司年度物品、服务等需求的必要性。
②市场计划之可行性和可预见问题。
③ 物品标准成本之影响。
④ 保障需求与降低库存之平衡。
⑤ 采购价格和市场供需之可能变化。

第六条  采购预算编制规定
①采购预算分为物品、服务需求预算与物品、服务采购预算。
② 本年底预计库存中之可用物品应计入次年度之物品需求预算，但不列入物品采购预算；次年度预计库存不列入物品需求预算，但应列入物品采购预算。
③ 同类物品不必细分(如不同规格之U盘)而以总用量预算。
④ 物品采购预算应考虑采购前置期、付款方式、库存状况。
⑤ 采购预算应以付款季度为编列依据。
⑥ 采购预算应考虑分批采购、一次采购之优劣和市场单价趋势。

第三章、采购方式及流程
第七条  采购方式确定依据
采购承办部门根据下列因素确定最有利之采购方式：
① 物品、服务使用状况。
② 物品、服务需求数量。
③ 物品、服务需求频率。
④ 市场供需状况。
⑤ 价格。

第八条  采购方式
公司物品、服务采购方式一般有下列几种：
① 集中计划采购
公司通用性物品及服务，以集中采购较为有利，依定时或定量之计划进行采购。
② 合约采购
经常使用之物品及服务，采购承办部门应事先选定供应商，议定供应价格及交易条件，办理合约采购，以确保物品供应来源，简化采购作业。采购方法同上，依定时或定量之方式进行采购。(如：数据情报)
③ 一般采购
除①②之外的物品或服务。

第九条 请购的提出
① 物品、服务申请部门依需要状况、库存数量、请购前置期(见《请购前置期限表》(附件PCHS-03))等要求，开立《采购项目申请表》(附件PCHS-04,其中：《采购项目申请表A》适用于非固定资产及计算机软件类，《采购项目申请表B》适用于固定资产及计算机软件类)。





② 《采购项目申请表》中应在“采购明细”一栏注明物品或服务的具体要求(比如物品的名称、型号、规格、数量、等级等；服务的内容、级别、项目明细等)，依请购核准权限送呈相关人员审批。
③ 《采购项目申请表》原件送交采购承办部门，自存复印件。
④ 交期相同的同一类物品，或内容相同的同一类服务，请购部门应填具在同一份项目申请表中。
⑤ 不满足请购前置期要求的请购视为紧急请购。
⑥ 紧急请购时，请购部门应于备注栏注明，并加盖“紧急”章。

第十条 请购核准权限
① 请购核准权限根据请购的种类和金额的不同而设定。(见《请购核准权限表》(附件PCHS-05))。

② 紧急请购，由总经理核准。
③ 预算外请购，由总经理核准。

第十一条 请购的撤消
① 已开具《采购项目申请表》，并经核准后因各种原因需撤消请购时，由请购部门以书面方式逐级呈原核准人，并转采购承办部门，必要时应先口头知会采购承办部门。
② 请购部门回收《采购项目申请表》，并加盖“撤消”章。
③ 采购承办部门接获通知后，立即停止一切采购动作。
④ 未能及时停止采购时，采购承办部门应通知原请购部门并协商善后工作。

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