企业资源计划ERP系统使用管理办法，ERP系统管理规范

掌上办理

为便于同行交流与参考，现分享我司在ERP系统使用过程中总结的一套操作规范与管理要点。
内容涵盖订单、出入库、盘点、权限等常见业务场景，希望能为仓储及供应链同仁提供一些实践启发。
欢迎交流指正！

=====全文目录=====

1总则
2.1 新增系统资料规定
2.2 订单录入要求
2.3 单据录入规定
2.4 库管签章及盘点规定
2.5 生产订单管理规定
2.6 采购管理规定
2.7 采购发票录入及付款规定
2.8 销售管理规定
2.9 委外加工管理规定
2.10 退料业务处理
2.11 操作员增加及权限规定
2.12 交接工作
2.13 例外情况处理
2.14 账号安全与保密规定
2.15 培训与更新
3 附表
表一：《ERP系统各岗位操作员列表》
表二：《单据号命名规则》
表三：《增加权限申请表》
表四：《新增往来单位申请单》
表五：《单据修改申请单》
表六：《盘点申请单》

=====正文节选=====

1.总则
为了加强XX电气集团信息系统的管理，确保信息数据的安全性和准确性，促使XX电气集团信息系统工作持续
健康的发展，根据公司相关管理制度，结合管理信息系统工作的特点，特制定本制度。

2.1 新增系统资料规定
2.1.1 各部门需要新增物料型号时，须填写《申请确认单》，注明新增物料的物品名称、型号、计量单位、库位、物品性质（自制/外购），经技术部门确认后，送ERP小组进行添加。禁止通过口头、电话等方式请求添加型号。技术部门必须在1小时内签字确认并回复申请人；ERP小组收到经技术部门确认的《申请确认单》后，必须在1小时内将信息录入系统。

2.1.2 新产品开发完成并投入生产后，技术部负责人须安排相关人员在下达生产订单前，将产品BOM及时、准确录入系统。BOM录入完成后，须由技术部主管复核确认。如因BOM未及时录入或信息错误，影响生产计划或成本核算，相关责任人将被处以20元/次的罚款。
2.1.3 各部门需新增往来单位时，应填写单位名称、单位性质（供应商/客户/供销一体）、所属类型，其他信息请在备注中注明，并提交财务部门添加。禁止通过口头、电话等方式请求添加。财务部门收到《新增单位申请单》后，必须在1小时内完成系统录入。



2.2 订单录入要求
2.2.1 填制采购订单、销售订单时，必须按要求填写单据号、日期、部门、业务员、付款条件、开票日、到期日及单据分录。如订单无需执行，必须在一个工作日内关闭。若因未及时关闭订单，导致“在订数量”数据失真，影响生产计划，责任人将被处以5元/张的罚款。
2.2.2 填制生产预测单时，对应单位必须选择预测单位，并准确填写预计需求日期及BOM编码。MRP运算结束后，必须在半小时内关闭生产预测单。如因未及时关闭而影响缺货清单生成，责任人将被处以10元/张的罚款。

2.3 单据录入规定
2.3.1 各岗位制单人必须确保当日所有单据及时、准确录入系统。如因未按时录入影响正常工作，一经查实，责任人将被处以5元/次的罚款，并接受全员监督。
2.3.2 当日单据必须于次日上午10:00前送交财务；遇特殊情况，最迟不得超过3日，并须书面说明延迟原因。
• 自制入库单需附对应的领用出库单；
•  样品出库单、补货单及研发领用单须经总经理签字后方可送交财务；
• 无领导签字，财务有权拒收。
未按规定办理者，处以5元/张罚款。
2.3.3 设有入库审批流程的单据，仓库收货后必须在1小时内完成系统审批。如遇加急单据，制单人须在半小时内录入系统，仓库收货后须在半小时内完成审批。未按要求执行者，处以10元/张罚款。
2.3.4 所有出入库单据必须在当月处理完毕，不得跨月操作。公司每月结账周期为上月26日至当月25日，所有单据须于每月25日前全部录入系统。逾期未处理者，处以10元/张罚款。
2.3.5 各岗位制单人须于每月27日上午10:00前，将当月所有出入库单据清单汇总、核对、打印，并经部门主管及本人签字后送交财务。清单一经提交，如发现遗漏、错误或需修改，责任人将被处以5元/张罚款。

2.3.6 制作单据时，必须按要求填写用途、部门、职员、出入库类别，单据号须严格遵循《单据号命名规则》。同一张出入库单上的货位必须一致。未按规定填制者，处以5元/次罚款。
2.3.7 连续三个月无差错者，给予50–100元奖励


2.4 库管签章及盘点规定
2.4.1 所有出入库单据必须有库管人员签章（包括手工签章与系统电子签章），且两者必须为同一人。如库管人员请假或外出，部门经理须及时指定临时接替人员。
2.4.2 如需进行实物盘点，须填写《盘点申请单》，经财务成本会计及总经理签字批准后，方可在系统中制作盘盈入库单或盘亏出库单。
2.4.3 提交财务的盘盈入库单、盘亏出库单必须附有总经理签字，否则财务有权拒收。
2.4.4 未按上述要求执行者，处以10元/张罚款



2.5 生产订单管理规定
2.5.1 当月下达的生产订单，生产调度人员须在每月25日后两个工作日内全部关闭。
2.5.2 生产调度在每月运行MRP计算前，必须核查：所有出入库单据是否已审批、是否存在未关闭的生产订单、对应BOM是否准确。
2.5.3 因未按要求执行，导致MRP计算结果失真者，处以10元/个订单的罚款。

2.6 采购管理规定
2.6.1 采购材料到货后，采购部门须填写送检单交质检部门。质检部门须于当日完成检验并将质检报告送交仓库；如无法当日完成，须注明延期原因。仓库清点数量收货后，须当日将质检报告转交供应部。
2.6.2 供应部收到质检报告后，须当日将采购入库单录入系统。每周的采购入库单须于下周一上午10:00前送交财务。未及时录入影响工作者，处以10元/张罚款。
2.6.3 同一张采购入库单上的货位必须一致，否则处以10元/次罚款。
2.6.4 采购入库单录入完成后，须在2小时内将质检报告返还仓库；仓库人员须在1小时内确认入库单并完成库管签章。

2.7 采购发票录入及付款规定
2.7.1 录入采购发票时，金额必须与实际发票一致。如与收货金额存在差异，须注明差异金额及原因。
2.7.2 供应部收到发票后，须当日录入系统，并于每周一上午10:00前将上周全部发票送交财务。
2.7.3 付款时，付款单位名称必须与发票开具单位名称一致，方可支付货款

2.8 销售管理规定
2.8.1 销售人员须准确录入销售结算清单。如因产品型号或发货库位错误导致库存数据失准、影响成本核算，责任人将被处以10元/张罚款。
2.8.2 提交财务的销售结算清单须有库管签字。如清单金额与系统单据不符，处以5元/张罚款。
2.8.3 所有出库清单须于次日上午10:00前送交财务。财务人员须在2小时内完成签章，并在48小时内开具发票。未按时签章者，处以5元/张罚款。
2.8.4 累计三个月已发货但未开票（无特殊说明者），对销售负责人处以每家客户50元罚款。

2.9 委外加工管理规定
2.9.1 仓库人员须根据采购部门指令，及时办理委外加工材料的收发手续，填写委托加工出入库单。所有外发材料或产品，必须“先入库、再出库”，并登记入账。
2.9.2 委托加工出库单须经采购部门签字确认后，方可送交财务，并按2.3条规定时限提交。
2.9.3 未按规定执行者，处以10元/张罚款。

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以上贴子只是内容提要，完整详细的内容在下面附件中，请下载后阅读：

小阿枫

认真拜读了这份管理办法，感觉这是一份非常成熟的制度文件。