仓库物料编码管理制度，编码维护、编制规则及填写规范

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本制度通过明确编码结构、维护流程，编制管理规则及物料信息填写规范，目的是确保物料信息的唯一性与准确性，为公司采购、仓储、生产及财务核算提供坚实的数据基础，全面提升供应链协同效率。

1.目标
为确保物料管理的延续性与一致性，本制度旨在明确物料编码的查询、新增、修改及停用等维护工作的权限与流程节点。通过规范编码管理，使公司生产档案与库存档案能够更精确地记录物料核心特征，有效区分同类物品中的不同物料，进而优化物料与存货管理体系。

2 适用范围
本制度适用于所有非货币性流动资产类物料的管理，包括但不限于原材料、包装材料、备品备件、外协加工件、劳保用品、产成品、工程物资等。

3 职责分工
3.1 材料科
3.1.1 负责本制度的编制、日常管理及最终解释权；
3.1.2 负责分配物料编码号码；
3.1.3 界定物料编码新增、修正、封存等操作的业务性质；
3.1.4 执行物料编码的新增、修正、分配及封存操作；
3.1.5 统筹物料编码的整体管理工作。
3.2 采购部
3.2.1 负责复核并确认物料编码对应的名称、规格型号、计量单位等关键信息；
3.2.2 配合完成物料编码相关信息（名称、规格、单位等）的修正申请。
3.3 使用部门
3.3.1 根据实际使用需求发起操作申请；
3.3.2 配合编码管理员提供编码维护流程所需的支持。

4 权限设置
4.1 ERP编码管理员：拥有对物料生产档案与存货管理档案进行查询、停用、新增、分配、修改等操作的权限；
4.2 使用人员：仅拥有对物料生产档案与存货管理档案的查询权限。

5.编码维护的具体操作
5.1 新增编码
5.1.1 使用人向仓库经办人提供物料名称、规格型号、计量单位及申请新增的原因，由仓库审核后完成添加；
5.1.2 审批顺序：使用人→仓库经办人→信息复核确认→编码添加。

5.2 修改编码
5.2.1 编码尚未被引用前的修改流程
5.2.1.1 采购业务员根据请购单进行采购时，若发现实际物料信息与请购单存在差异，应在下单前与请购人确认是否符合使用需求；
5.2.1.2 若请购人同意采购，采购业务员应及时与仓库沟通，提供实际物料属性（包括名称、规格型号、计量单位等），并说明修改理由，经请购人再次确认后，由仓库根据编码使用情况决定修改原编码或新增编码。
5.2.2 审批顺序：采购业务员→请购人→仓库人员→采购业务员（结果告知）。

5.3 停用编码
5.3.1 已引用编码的定期清理：对于已使用的物料编码，物控部门应定期复核，发现因规格淘汰、信息录入错误等原因不再适用的编码，由仓库定期提出停用申请，按流程审批后及时执行停用操作。停用前须确保该物料库存为零；
5.3.2 审批顺序：仓库人员→采购部业务员→部门经理→分管领导；
5.3.3 问题编码的识别方法
5.3.3.1 条件筛选法：从存货管理档案中导出编码库，选定某一存货类别，通过名称或规格字段输入关键词进行筛选，识别名称或规格相近的疑似问题编码，可请相关工程师协助判断并给出处理建议；
5.3.3.2 实物核对法：利用每月盘点机会，记录实际库存物料名称、规格与系统中编码不一致的情况。

5.4 操作流程图


6  编制管理规则
6.1 编码结构
编码由不同位数阿拉伯数字组成。分为大类、分类、流水号三级，分类由中类、小类、细分类组成。物控部管理的编码分类由13位数字构成，具体结构如下图所示：


例如：规格型号为B-1930的三角皮带


6.2 编码结构一览表




6.3 各级编码说明
6.3.1 一级码段（主分类）： 码长4位（大类2位+中类2位），用于区分物料的主要类别（如：备件及工具、生产材料、办公劳保等）。
6.3.2 二级码段（中类别）： 码长1位（小类），用于区分该大类下物料的主要属性（如：备件下的机械、电气、外协、工具等）。
6.3.3 三级码段（小分类）： 码长2位（细分类），用于区分中类下的具体种类（如：机械备件下的轴承、阀门、传动轴等）。
6.3.4 四级码段（型号）： 码长6位（流水号），原则上按顺序编制。
6.3.5 备注： 对于无法明确归类的物料，可归入以“9”开头的类别中。各类别下均可设立以“9”开头的次级类别，用于容纳此类特殊物料。

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a～z

刚入行不久，正在学习仓库管理，这份资料对我帮助很大，谢谢前辈分享！

小泡芙

好资料！正在学习中。
有个小困惑想请教，对于规格型号特别多的零配件，如何在编码中平衡简洁性和辨识度呢？
求指点~