一、借阅规定
1.各部门经办人员因需要查阅档案时，应由其部门负责人出示书面查阅单向档案员查阅，经办人必须在公司查阅阅登记表上签字。档案管理部门要认真阅读下文有关权限，按照签字权限办理查阅。
2.档案一般不外借，如确因工作需要外借的，应办理外借审批手续，时间一般不得超过两周，延长借阅时间需另办理续借手续。档案员取出该项档案，并在借阅登记表上注明借出日期和归还日期，以备及时催还。
3.档案归还时，经档案员核查无异后，档案即归入档夹，填写归还日期，取消借阅记录。
4.借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印和摘抄档案。
5.借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，需借阅部门负责人书面请示，经行政主管批准。
6.档案借阅权限。
| 序号 | 档案类型 | 档案权限 | 负责人 | 权限批准 | | 1 | 行政管理制度 | 公开 | 办公室 | 可随时调阅 | | 2 | 人事档案 | 保密 | 人事部 | 可调阅本人 | | 3 | 法律事务档案 | 保密 | 法务部（总经理） | 总经理 | | 4 | 公司宣传档案 | 公开 | 办公室 | 可据情况调阅 | | 5 | 公司重大事件档案 | 内部公开 | 办公室 | 可据情况调阅 | | 6 | 经营档案 | 保密 | 办公室、销售部 | 总经理、销售经理 | | 7 | 公司基础资料档案 | 保密 | 办公室 | 办公室经理 | | 8 | 会计档案 | 绝密 | 财务部、办公室 | 董事长 |
其他档案根据实际情况进行授权调阅。
二、销毁手续
1.每年保管期限已满的档案由档案员编制纸质和电子的《档案销毁登记表》，报公司负责人审核批准，并指定其监销人后方可进行销毁。《档案销毁登记表》需注明：销毁档案目录、公司负责人意见、销毁时间。《档案销毁登记表》需永久保管。
2.保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列四种：未结清的债权债务；未了事项；正在项目建设期间的建设单位、经核定仍有保存参考价值者。应单独抽出立卷，直到事项完结时为止。
三、移交手续
需要进行移交的档案，需由档案员编制《档案移交登记表》，报公司负责人审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。《档案移交登记表》需注明：移交档案目录、公司负责人意见、移交方签章、接收方签章、移交时间、移交原因。《档案移交登记表》一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。
四、保管制度
1.档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写，字迹要工整，清晰，封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。
2.归档的文件资料种类，份数以及每份的页数均应齐全完整，每份文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件，多种文字形成的同一文件，均不得分开。
3.档案必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。
4.要确保档案的完整，破损的档案文件要进行修复处理。
5.档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并要一定范畴，不能笼统含糊。（如：证照类目、制度类目、文件类目、合同类目等）。
6.归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订，保存期限分为定期和永久。定期按文件材料的保持价值分为1年，5年，10年。
五、工作职责
1.档案室的任务是集中统一管理公司已形成的全部文件资料档案，维护档案的完整和安全，任何无关人员未经许可不得入内。
2.档案员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密，树立全心全意为公司各项工作服务的思想，主动，准确，迅速地为利用者提供档案资料。
3.爱护档案室的一切设施设备，任何人未经许可不得使用及随意翻动。 |
