1. 目的：确保公司所有资料、记录的保管有序，且查阅方便，防止不相关人员非授权查阅。
2. 范围：公司里所有的资料、记录。
3. 责任和权限：
4.1 各部门的资料、记录由各部门的主管人员保存，且重要的记录必须上锁，如船务文件、装柜记录等，有借阅者应予以登记，非相关人员不得借阅。
4.2 人事行政部负责管理电子文件和电子记录。
4. 程序：
4.1 各部门应依据管理手册及相关的程序制作记录表，所有的记录表应作保存管理；
4.2 记录不得使用铅笔，记录应及时、完整、准确、真实、清晰，可以根据记录查找安全、生产活动的执行状况和信息；
4.3 记录的贮存应保持环境清洁、干燥，以防止变质、损坏和丢失。
4.4 记录的贮存可采用不同形式，如文字记录、电子媒体和硬拷贝等形式。
4.5 归档、整理后的记录应适当统一编目，便于查询，检索方便。
4.6 资料、记录的查阅：
如需查阅或借阅记录，应经记录保管人员同意后，方可查阅、借阅，船务资料、IT
资料、集装箱资料等重要资料的查阅必须登记。
4.7 资料、记录的处理：
1）来自供方或承包方的记录由接收记录的单位负责管理。
2）所有的资料、记录都要保存一年以上，安全记录保存一年。 |
