一、目的
为规范公司文件管理，有效地保护和利用，增强公司文件资料的实用性和有效性
二、适用范围
公司各部门和各类文件资料
三、职责
1、技术中心负责对质量体系文件、各类图纸等技术性文件资料进行控制，并对版本有效性负责。
2、其他中心（部门）负责对其使用的管理性文件进行控制。
3、行政人事部负责公司各类文件的存档管理、使用和过期报废处理工作。
四、文件的分类
1、质量手册：质量体系的描述、体系总要求、质量方针、质量目标等。
2、程序文件；基础设施控制程序、采购控制程序、生产控制程序、监视和测量控制程序等。
3、管理文件：公司规章制度、管理规范等。
4、技术文件：产品标准、设备操作规程、检验规程等。
5、外来文件：法律法规、上级文件、函件等。
6、质量记录：工序记录、检验记录、内审记录、顾客满意记录等。
7、其他：公司各类资质、证书、生产计划及报表、员工工资核算资料、员工入职手续、劳动合同，以及基建图纸等。
五、文件的编号
1、质量手册：LD–SC；
2、程序文件：LD–CX–XX(XX代表程序文件顺序号)；
3、外来文件：按外来文件本身的编号；
4、管理性文件：LD–XX（注：编制部门代码）-（序号），其中部门代ZZ为制造中心，JS为技术中心，HR为行政人事部，CW为财务部，CG为采购部等。
5、为保证文件编号的单一性，准确性，新文件作成前，编制人要向行政人事部申请该文件的编号，不可自行编排。
六、文件的审批、收发和归档
1、质量手册、程序文件和管理性文件相关部门制订，部门最高管理者审核，总经办确认批准。
2、一般性技术性文件资料由部门部长审核后技术中心监批准即可。重大技术性文件资料要在呈报总经理说明具体情况后总经理确认，技术中心总监批准。
3、所有部门的规范性文件资料和公司资质证书都要放在行政人事部或备案。
4、行政人事部档案管理人员要做好文件资料的存入和发放、借阅、复印等相关手续的记录、登记。
5、文件的存档要做到存放整齐、分类合理，报废和过期的文件及时清理。
七、文件的报废
1、作废文件要加盖“作废”章，填写《文件发放/回收登记表》，定期销毁。
2、作废文件销毁应填写《文件资料销毁审批表》，报编制部门审核，再由行政人事部批准后，方可实施报废、销毁。
八、责任和其他
1、质量手册、程序文件和管理性文件相关部门制订，部门最高管理者审核，总经办确认批准。
2、一般性技术性文件资料由部门部长审核后技术中心监批准即可。重大技术性文件资料要在呈报总经理说明具体情况后总经理确认，技术中心总监批准。
3、部门文件资料不及时上报行政人事部存档，不按照规定做相关记录登记的，每次处罚20元。
4、技术项目、方案、设计图纸，以及财务账目等公司机密性文件资料，未经行政人事部许可擅自带出或外泄的，每次处罚100—1000元，给公司造成重大损失的，还要追究法律责任。
九、本规定由行政人事部负责解释，总经理批准后自公布之日起实施，修改时亦同。
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