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一、目的:
为使质量系统有效的运作，并对执行工作产生的记录，予以适当的管理维护，以使追溯系统的运作有效。
二、适用范围:
适用于文件质量系统内所有质量记录的管理。
三、定义:
无
四、权责:
4.1.各部门：负责质量记录的收发、登录、归档、储存、维护与销毁过期的记录。
4.2.管理代表：负责制订质量记录之保存年限。
五、作业内容
5.1.质量记录由发行部门负责依相关规定收集、归档、标识，保存于安全处所防止遗失，变质，以便于取阅追溯。
5.2.所有多联式质量记录于被分发单位之保存期限不得少于三个月。
5.3.由各供货商提供之相关物料之检验记录报告或证明，应由供货商每批或定期提供至本公司，规定保管半年。
5.4.所有传真之质量记录须先影印后，以影印本归档，以防纸张变质及文字变模糊。
5.5.每年七月整理过保存期限之质量记录视状况直接销毁，或封箱标示后集中保管或可置于原档案夹内参考。
5.6.厂内规定之质量记录项目，保管单位及保存期限规定于『质量记录一览表』中,与GP体系有关的记录保存期限为三年。
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