1.0目的
本文件规定了外来文件的控制程序，使外来文件在本公司内部的传递和使用过程得到有效控制.
2.0适用范围
公司内部使用与质量控制有关但不转化成内部文件的外来文件如:
客户机械图客户磁盘文件客户技术规范
客户质量文件法定机构文件权威机构文件
供应商提供的产品标准及技术要求。
3.0职责
3.1市场部负责接收客户相关文件及给接收的外来文件编号.
3.2其他部门负责将接收的属于本文件控制范畴的文件转交品质部登记.
3.2品质部文控中心负责外来文件的保管、发放、回收和处理工作.
4.0作业内容
4.1 客户提供的外来文件由品质部文控员逐一对其相关内容进行检查，如不符合要求等问题，由市场部与客户确认并处理.
4.2 外来文件经品质部文控员验收后，报品质部主管确认，然后由文控员统一给书面文件加盖“外来文件”章，并登记于《外来文件收发记录表》上. 属于磁盘文件的按“月份+客户-品名”编号保存.E-mail客户文件由工程部门统一放于File目录下进行分类保存.
4.3 其它外来文件需经品质部门主管同意， 文控中心给书面文件加盖“外来文件”章，需登记于《外来文件汇总记录表》.
4.4 外来文件的发放及回收
4.4.1外来文件发放时，在文件复制件上盖“外来文件” 章或“外来文件”标签并编写发放代号，文件接收部门的领取人需在《外来文件收发记录表》上签字.客户提供的机械图纸文件由工程部直接转换成公司文件资料发放相关部门.
4.4.2对于ISO9000/ISO14000标准及法规方面的文件为管制文件，不纳入分发控制范围。
4.5 外来文件的修改
4.5.1 对外来文件进行修改时，修改人需作好书面记录，经原审批部门经理同意后， 在外来文件上作出相应标注，或附上相关的修改性资料，如涉及需回收，而分发新的文件代替旧文件时，按上列4.4作业，并回收作废(或旧版)文件.
4.5.2 对国家法定法规及国家标准，由品质部跟进、更新，必要时按程序要求分发到相关部门。
4.6 外来文件与公司内部的受控文件
4.6.1等效使用内容有冲突时，选择顺序为:
a. 国家法令、法规
b. 客户要求
c. 公司文件要求
d. 相关国家、国际标准
5.0相关文件和记录
《质量文件控制程序》
《外来文件收发记录表》
《外来文件汇总记录表》 |
